A D M I N
Procedure all'ufficio del quartiere dopo il trasloco a Tokyo
Tutto ciò che bisogna fare all'ufficio del quartiere entro 14 giorni dal trasloco a Tokyo. Lista dei documenti, cosa dire allo sportello e errori comuni.
Il processo completo
Quando ci si trasferisce tra i 23 quartieri speciali di Tokyo, le procedure all’ufficio del quartiere si dividono in due fasi. Si comunica al vecchio quartiere “Me ne vado” e al nuovo quartiere “Sono arrivato/a”. Questo è il nucleo — ma l’assicurazione sanitaria, la Carta My Number e alcuni altri elementi si aggiungono al processo.
Al vecchio ufficio del quartiere (prima del trasloco):
| Procedura | Di cosa si tratta |
|---|---|
| 転出届 (tenshutsu-todoke) | Notifica di trasferimento in uscita. Si riceve un Certificato di Trasferimento (転出証明書) |
| Cancellazione dall’Assicurazione Sanitaria Nazionale | Restituire la tessera assicurativa |
Al nuovo ufficio del quartiere (entro 14 giorni dal trasloco):
| Procedura | Di cosa si tratta |
|---|---|
| 転入届 (tennyū-todoke) | Notifica di trasferimento in entrata |
| Aggiornamento indirizzo sulla carta di soggiorno | Il nuovo indirizzo viene scritto sul retro della carta |
| Iscrizione all’Assicurazione Sanitaria Nazionale | Viene rilasciata la nuova tessera assicurativa |
| Continuazione della Carta My Number | Richiede il proprio PIN a 4 cifre |
L’aggiornamento della Pensione Nazionale (国民年金) avviene automaticamente tramite il collegamento al My Number quando si presenta la notifica di trasferimento, secondo il Servizio Pensionistico del Giappone. Non è necessaria una dichiarazione separata.
Al di fuori dell’ufficio del quartiere:
| Procedura | Dove | Termine |
|---|---|---|
| Aggiornamento indirizzo sulla patente di guida | Stazione di polizia o centro patenti | Il prima possibile |
Se si possiede una patente di guida giapponese, è necessaria una visita separata in una stazione di polizia.
Se ci si trasferisce all’interno dello stesso quartiere (ad esempio, da un indirizzo di Shibuya / 渋谷 a un altro in Shibuya), è sufficiente presentare una notifica di cambio di indirizzo (転居届 / tenkyo-todoke) — un solo modulo in un solo ufficio.
Vecchio ufficio del quartiere — Ottenere il Certificato di Trasferimento
Due cose da fare al vecchio ufficio del quartiere: presentare la notifica di trasferimento in uscita e restituire la tessera dell’Assicurazione Sanitaria Nazionale (se iscritti). Richiede circa 30 minuti quando non c’è folla.
Cosa portare (basato sulle pagine ufficiali del quartiere di Minato e del quartiere di Edogawa):
- Carta di soggiorno (在留カード / zairyū kādo)
- Documento d’identità con foto (Carta My Number o passaporto)
- Tessera dell’Assicurazione Sanitaria Nazionale (se iscritti)
Ritirare il modulo allo sportello, inserire il nuovo indirizzo e la data prevista del trasloco, e presentarlo. Si riceverà un Certificato di Trasferimento (転出証明書 / tenshutsu shōmeisho). Senza questo documento, il nuovo ufficio del quartiere non può elaborare la notifica di trasferimento in entrata. Conservarlo con cura.
Cosa dire allo sportello:
Lei: “転出届を出したいのですが” (Tenshutsu-todoke wo dashitai no desu ga / “Vorrei presentare una notifica di trasferimento in uscita”) Personale: “こちらの用紙にご記入ください” (Kochira no yōshi ni gokinyū kudasai / “La preghiamo di compilare questo modulo”)
Il modulo chiede nome, data di nascita, indirizzo attuale, nuovo indirizzo e data prevista del trasloco. È in giapponese, ma se si è in grado di scrivere il proprio indirizzo e nome, si riesce a procedere.
Opzione online: Se si possiede una Carta My Number, è possibile presentare la notifica di trasferimento in uscita online tramite il Portale Myna. Questo elimina la necessità di visitare il vecchio ufficio del quartiere. Tuttavia, è comunque necessario recarsi di persona al nuovo ufficio del quartiere per la notifica di trasferimento in entrata.
Nuovo ufficio del quartiere — L’evento principale
Al nuovo ufficio del quartiere, la notifica di trasferimento in entrata attiva una catena di procedure correlate. Ci si sposterà tra diversi sportelli, ma portando tutti i documenti giusti, tutto si completa in un’unica visita.
Lista dei documenti
Basata sulle pagine ufficiali del quartiere di Ōta (cittadini stranieri) e del quartiere di Edogawa.
| Documento | Finalità |
|---|---|
| Certificato di Trasferimento (転出証明書) | Richiesto per la notifica di trasferimento in entrata |
| Carta di soggiorno (在留カード) | Richiesta per l’aggiornamento dell’indirizzo |
| Passaporto | Verifica dell’identità — talvolta richiesto insieme alla carta di soggiorno |
| Carta My Number (se la si possiede) | Procedura di continuazione |
| Prova di cancellazione dalla NHI (se ricevuta dal vecchio quartiere) | Per la nuova iscrizione |
| Dati del conto bancario (libretto o carta) | Per impostare il pagamento automatico dei contributi assicurativi |
| Prova di parentela (se ci si unisce al nucleo familiare di un cittadino straniero) | Certificato di matrimonio, certificato di nascita, ecc. con traduzione giapponese (richiesti il nome del traduttore e la data) |
Passo dopo passo allo sportello
All’arrivo, recarsi all’ufficio informazioni generale (総合案内 / sōgō annai) e dire:
“転入届を出したいです” (Tennyū-todoke wo dashitai desu / “Vorrei presentare una notifica di trasferimento in entrata”)
Il personale indirizzerà alla sezione residenti (住民課 / jūmin-ka — il nome varia per quartiere).
Passo 1: Notifica di trasferimento in entrata (転入届) Compilare il modulo, consegnarlo con il Certificato di Trasferimento e la carta di soggiorno. Il personale registra la persona nell’anagrafe dei residenti.
Passo 2: Aggiornamento dell’indirizzo sulla carta di soggiorno Gestito allo stesso sportello del Passo 1. Il personale scrive il nuovo indirizzo sul retro della carta di soggiorno a mano. Secondo i regolamenti dell’Agenzia per i Servizi di Immigrazione, questo cambio di indirizzo viene elaborato all’ufficio del quartiere — non è necessario recarsi all’ufficio immigrazione.
Passo 3: Continuazione della Carta My Number Se si possiede una Carta My Number, verrà chiesto di inserire il proprio PIN a 4 cifre per continuare a utilizzare la carta. Il Certificato Digitale di Firma (quello con il PIN a 6 cifre, utilizzato per l’e-Tax) viene automaticamente invalidato dal cambio di indirizzo. Se ne si ha bisogno, richiedere la riemissione sul momento.
Passo 4: Iscrizione all’Assicurazione Sanitaria Nazionale Spostarsi alla sezione assicurazione/pensione. Presentare la carta di soggiorno, il My Number e il Certificato di Trasferimento. La maggior parte dei quartieri invia la nuova tessera assicurativa per posta successivamente; alcuni la rilasciano sul posto. Se si è iscritti all’assicurazione del datore di lavoro (社会保険 / shakai hoken), mostrare la propria tessera assicurativa e questo passaggio non è necessario.
Tempo totale: 1–2 ore quando non c’è folla. Durante il periodo di punta dei traslochi (fine marzo-inizio aprile), la sola attesa può superare un’ora. Andare in un giorno feriale al mattino, fuori dal periodo di punta, aiuta.
La regola dei 14 giorni — Cosa succede in caso di ritardo
Il termine di 14 giorni è regolato da due leggi separate, ciascuna con la propria sanzione.
Legge sull’Anagrafe dei Residenti (per la notifica di trasferimento): La mancata presentazione senza giustificato motivo può comportare una multa fino a ¥50.000, imposta da un Tribunale Sommario. In pratica, le multe per ritardi di qualche settimana sono rare, ma il rischio legale esiste.
Legge sul Controllo dell’Immigrazione (per l’aggiornamento dell’indirizzo sulla carta di soggiorno): Questa ha maggiore peso. La mancata dichiarazione può comportare una multa fino a ¥200.000. Se non si registra il proprio indirizzo entro 90 giorni dall’ingresso in Giappone, può persino costituire motivo di revoca dello status di residenza.
Essere troppo impegnati per recarsi all’ufficio del quartiere è comprensibile. Ma poiché l’aggiornamento dell’indirizzo sulla carta di soggiorno è direttamente legato allo status del visto, è opportuno considerarlo una priorità assoluta.
Supporto linguistico
I moduli dell’ufficio del quartiere sono quasi interamente in giapponese, e il personale opera generalmente in giapponese. Tuttavia, il supporto multilingue nei 23 quartieri di Tokyo è in costante miglioramento.
Prima della visita: TMC Navi
Il Tokyo Multilingual Consultation Navi è un servizio telefonico gratuito gestito dal Governo Metropolitano di Tokyo. È possibile chiedere informazioni sulle procedure dell’ufficio del quartiere in anticipo e confermare quali documenti sono necessari.
- Telefono: 0120-142-142 (numero verde)
- Orari: Giorni feriali 10:00–16:00
- Lingue (14): Inglese, cinese, coreano, vietnamita, nepalese, indonesiano, tagalog, tailandese, portoghese, spagnolo, francese, russo, hindi, giapponese semplificato
Allo sportello dell’ufficio del quartiere
I quartieri con ampie popolazioni straniere — Shinjuku (新宿), Minato (港), Shibuya (渋谷) — hanno installato interpretariato video tramite tablet ai propri sportelli. Ci si collega con un interprete tramite videochiamata che traduce la conversazione con il personale in tempo reale. Tipicamente sono disponibili 12–13 lingue.
Il quartiere di Minato offre un servizio di chiamata a tre in 13 lingue. È possibile utilizzarlo direttamente dal proprio smartphone.
Il livello di supporto multilingue varia tra i quartieri. Verificare il sito web del nuovo quartiere prima della visita.
FRESC (Foreign Residents Support Center)
Un centro di supporto nazionale per le questioni relative alla residenza. Disponibile in 21 lingue, copre tutto, dalle procedure all’ufficio del quartiere alle consulenze legali e lavorative.
- Ubicazione: CO・MO・RE YOTSUYA 13° piano, di fronte alla stazione JR di Yotsuya (四ツ谷)
- Telefono: 0570-011-000 (giorni feriali 9:00–17:00)
Frasi utili per lo sportello
Anche con un giapponese limitato, queste frasi permettono di farsi capire:
Alla reception: “引っ越しの手続きをしたいです” (Hikkoshi no tetsuzuki wo shitai desu / “Vorrei fare le procedure per il trasloco”)
Se non si riesce a comunicare: “通訳サービスはありますか” (Tsūyaku sābisu wa arimasu ka / “Esiste un servizio di interpretariato?”)
Se non si sa come compilare un modulo: “書き方を教えてください” (Kakikata wo oshiete kudasai / “Per favore mi mostri come compilare questo”)
Errori comuni
Presentarsi senza il Certificato di Trasferimento
Il Certificato di Trasferimento (転出証明書) viene rilasciato quando si presenta la notifica di trasferimento in uscita al vecchio quartiere. Senza di esso, il nuovo ufficio del quartiere non può elaborare la notifica di trasferimento in entrata.
Se la notifica di trasferimento in uscita è stata presentata online tramite il Portale Myna, è possibile presentare la Carta My Number in alternativa. Altrimenti, bisognerà tornare al vecchio ufficio del quartiere o richiedere la riemissione per posta. Presentare la notifica di trasferimento in uscita prima del trasloco previene del tutto questo problema.
Dimenticare il PIN della Carta My Number
La procedura di continuazione della Carta My Number richiede il PIN a 4 cifre. Se lo si è dimenticato, il reset del PIN allo sportello richiede tempo aggiuntivo e una verifica dell’identità supplementare.
C’è un secondo rischio: se non si completa la procedura di continuazione entro 90 giorni dalla presentazione della notifica di trasferimento in entrata, la Carta My Number diventa invalida. La riemissione richiede tempo e costa denaro. È meglio gestire tutto lo stesso giorno della notifica di trasferimento in entrata.
Documenti stranieri senza traduzione giapponese
Se ci si unisce a un nucleo familiare guidato da un altro cittadino straniero (ad esempio, trasferirsi con il coniuge), potrebbe essere richiesto di presentare documenti che provano la relazione — come un certificato di matrimonio o di nascita del proprio Paese d’origine. Questi devono essere accompagnati da una traduzione in giapponese che includa il nome del traduttore e la data della traduzione. È possibile tradurre i documenti da soli, ma presentarsi senza la traduzione significa non poter completare la procedura in giornata.
Il nome non entra nella casella del katakana
I moduli dell’ufficio del quartiere includono un campo per scrivere il nome in katakana (il sistema di scrittura giapponese utilizzato per le parole straniere). Le caselle sono spesso piccole — fisicamente troppo piccole per molti nomi stranieri. Se ciò accade, il personale può aiutare con alternative come scrivere nel margine o su un foglio separato.
Quando le cose non vanno come previsto
| Situazione | Cosa fare |
|---|---|
| Superato il termine dei 14 giorni | Presentare la dichiarazione il prima possibile. Essere pronti a spiegare il motivo del ritardo. Più si aspetta, maggiore è il rischio |
| Certificato di Trasferimento smarrito | Contattare il vecchio ufficio del quartiere e richiedere la riemissione. Alcuni quartieri gestiscono la pratica per posta |
| Retro della carta di soggiorno pieno (nessuno spazio per il nuovo indirizzo) | L’ufficio del quartiere guiderà nella richiesta di una nuova carta tramite l’ufficio immigrazione |
| Impossibilità di comunicare allo sportello | Chiamare TMC Navi (0120-142-142) e passare il telefono al personale |
| Impossibilità di andare nei giorni feriali | Alcuni quartieri sono aperti il sabato una o due volte al mese. Cercare “休日開庁” (kyūjitsu kaichō) sul sito del proprio quartiere |
Aggiornamento indirizzo sulla patente di guida
Separatamente dall’ufficio del quartiere, se si possiede una patente di guida giapponese, è necessario aggiornare l’indirizzo presso una stazione di polizia o un centro patenti.
Dove (all’interno di Tokyo):
- Qualsiasi stazione di polizia di Tokyo (giorni feriali 8:30–16:30)
- Centri di rinnovo patenti a Kanda (神田) / Shinjuku (新宿) (giorni feriali 8:30–16:30)
- Centri esame patenti a Fuchū (府中) / Samezu (鮫洲) / Kōtō (江東) (giorni feriali 8:30–16:30, domenica 8:30–12:00 / 13:00–16:30)
Se non è possibile andare nei giorni feriali, i centri esame accettano domande la domenica.
Cosa portare:
- La propria patente di guida
- Un documento che conferma il nuovo indirizzo (copia del certificato di residenza, Carta My Number o carta di soggiorno)
La procedura è gratuita. Ritirare una copia del certificato di residenza (住民票 / jūminhyō) quando si presenta la notifica di trasferimento all’ufficio del quartiere rende questo passaggio più semplice.
Metodi alternativi
Trasferimento in uscita online tramite Portale Myna
Se si possiede una Carta My Number, è possibile presentare la notifica di trasferimento in uscita online tramite il Portale Myna. Questo elimina la visita al vecchio ufficio del quartiere. La notifica di trasferimento in entrata al nuovo quartiere richiede comunque la presenza di persona.
Trasferimento in uscita per posta
Se non è possibile visitare il vecchio ufficio del quartiere, è possibile presentare la notifica di trasferimento in uscita per posta. Scaricare il modulo dal sito del proprio quartiere, allegare una copia del documento d’identità e una busta preaffrancata per la risposta. Il Certificato di Trasferimento verrà rispedito per posta, il che può richiedere da diversi giorni a una settimana.
Presentazione tramite un delegato
Un familiare nello stesso nucleo familiare può presentare la dichiarazione per conto proprio. Se il delegato appartiene a un nucleo familiare diverso, è necessaria una procura (委任状 / inin-jō). Il modulo è disponibile sul sito di ciascun quartiere. Il delegato deve portare anche il proprio documento d’identità.
Domande frequenti
Cosa succede se supero il termine di 14 giorni per registrare il nuovo indirizzo?
La registrazione tardiva dell’indirizzo sulla carta di soggiorno (在留カード) può comportare una multa fino a ¥200.000 ai sensi della Legge sul Controllo dell’Immigrazione. In pratica, le multe sono rare per brevi ritardi, ma l’ufficio del quartiere potrebbe chiederti il motivo. Presenta la dichiarazione il prima possibile — non rimandare.
Posso svolgere le procedure all’ufficio del quartiere in inglese?
La maggior parte degli uffici del quartiere di Tokyo non ha personale anglofono a ogni sportello, ma molti offrono supporto multilingue. Il quartiere di Shinjuku offre interpretariato TV in 12 lingue. Il quartiere di Minato offre un servizio di chiamata a tre. Puoi anche portare un amico per fare da interprete, o contattare in anticipo il Tokyo Multilingual Consultation Navi (TMC Navi).
Devo visitare sia il vecchio che il nuovo ufficio del quartiere quando mi trasferisco all’interno di Tokyo?
Sì. Prima, presenta una notifica di trasferimento in uscita (転出届) al vecchio ufficio del quartiere e ricevi un Certificato di Trasferimento (転出証明書). Poi, presenta una notifica di trasferimento in entrata (転入届) al nuovo ufficio del quartiere entro 14 giorni dal trasloco, portando il certificato. Se ti trasferisci all’interno dello stesso quartiere, devi solo presentare una notifica di cambio di indirizzo (転居届) presso quell’ufficio.
Quali documenti devo portare all’ufficio del quartiere?
Porta la tua carta di soggiorno (在留カード), il passaporto, il Certificato di Trasferimento dal vecchio quartiere, la Carta My Number (se la possiedi), la tessera dell’assicurazione sanitaria e il libretto della pensione. Se hai figli, porta anche i loro documenti. Avere tutto pronto ti permette di completare tutte le procedure in un’unica visita.
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Fonti:
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- Shinjuku Ward, “TV Interpretation Multilingual Service” https://www.city.shinjuku.lg.jp/tabunka/tabunka01_002088.html (consultato il 17/02/2026)
- Minato Ward, “Multilingual Three-Way Call Service” https://www.city.minato.tokyo.jp/kokusaika/sansyatsuwa.html (consultato il 17/02/2026)
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* Questo articolo è stato tradotto dall'originale inglese con l'aiuto della traduzione automatica. Alcune espressioni potrebbero non risultare naturali.
