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Procédures à la mairie d'arrondissement après un déménagement à Tokyo

Démarches à la mairie dans les 14 jours après un déménagement à Tokyo : documents requis, quoi dire au guichet et erreurs courantes.

Le processus complet

Passeport et documents de voyage sur une table

Lorsque vous déménagez entre les 23 arrondissements spéciaux de Tokyo, les procédures de mairie se décomposent en deux étapes. Vous informez votre ancienne mairie « Je pars » et votre nouvelle mairie « Je suis arrivé ». C’est le coeur du processus — mais l’assurance maladie, la carte My Number et quelques autres points s’y ajoutent.

À votre ancienne mairie d’arrondissement (avant le déménagement) :

Procédure	Ce que c’est
転出届 (tenshutsu-todoke)	Notification de départ. Vous recevez un certificat de déménagement (転出証明書)
Radiation de l’assurance maladie nationale	Restitution de votre carte d’assurance

À votre nouvelle mairie d’arrondissement (dans les 14 jours suivant le déménagement) :

Procédure	Ce que c’est
転入届 (tennyu-todoke)	Notification d’emménagement
Mise à jour de l’adresse sur la carte de résidence	Nouvelle adresse inscrite au dos de votre carte
Inscription à l’assurance maladie nationale	Nouvelle carte d’assurance délivrée
Continuation de la carte My Number	Nécessite votre code PIN à 4 chiffres

La mise à jour de la retraite nationale (国民年金) se fait automatiquement via le lien My Number lors de la notification d’emménagement, selon le Service des retraites du Japon. Aucune déclaration séparée n’est nécessaire.

En dehors de la mairie :

Procédure	Où	Délai
Changement d’adresse du permis de conduire	Commissariat de police ou centre de permis	Dès que possible

Si vous avez un permis de conduire japonais, vous devrez faire une visite séparée à un commissariat.

Si vous déménagez au sein du même arrondissement (par exemple, d’une adresse à Shibuya vers une autre à Shibuya), vous n’avez qu’à déposer une notification de changement d’adresse (転居届 / tenkyo-todoke) — un seul formulaire à un seul bureau.

Ancienne mairie — Obtenir le certificat de déménagement

Personne écrivant sur un papier avec un stylo

Deux choses à faire à votre ancienne mairie : déposer la notification de départ et restituer votre carte d’assurance maladie nationale (si vous y êtes inscrit). Comptez environ 30 minutes quand il n’y a pas trop de monde.

Ce qu’il faut apporter (basé sur les pages officielles de l’arrondissement de Minato et de l’arrondissement d’Edogawa) :

Carte de résidence (在留カード / zairyu card)
Pièce d’identité avec photo (carte My Number ou passeport)
Carte d’assurance maladie nationale (si inscrit)

Prenez le formulaire au guichet, remplissez votre nouvelle adresse et la date de déménagement prévue, et soumettez. Vous recevrez un certificat de déménagement (転出証明書 / tenshutsu shomeisho). Sans ce document, votre nouvelle mairie ne peut pas traiter votre notification d’emménagement. Conservez-le précieusement.

Que dire au guichet :

Vous : « 転出届を出したいのですが » (Tenshutsu-todoke wo dashitai no desu ga / « Je voudrais déposer une notification de départ ») Employé : « こちらの用紙にご記入ください » (Kochira no youshi ni gokinyuu kudasai / « Veuillez remplir ce formulaire »)

Le formulaire demande votre nom, date de naissance, adresse actuelle, nouvelle adresse et date de déménagement prévue. Il est en japonais, mais si vous savez écrire votre adresse et votre nom, vous vous en sortirez.

Option en ligne : Si vous avez une carte My Number, vous pouvez déposer la notification de départ en ligne via le portail Myna. Cela élimine la nécessité de vous rendre à votre ancienne mairie. Cependant, vous devez toujours vous rendre en personne à votre nouvelle mairie pour la notification d’emménagement.

Nouvelle mairie — L’étape principale

À votre nouvelle mairie, la notification d’emménagement déclenche une chaîne de procédures associées. Vous passerez entre plusieurs guichets, mais si vous apportez tous les bons documents, tout se fait en une seule visite.

Liste des documents

Basée sur les pages officielles de l’arrondissement d’Ota (ressortissants étrangers) et de l’arrondissement d’Edogawa.

Document	Utilité
Certificat de déménagement (転出証明書)	Requis pour la notification d’emménagement
Carte de résidence (在留カード)	Requise pour la mise à jour d’adresse
Passeport	Vérification d’identité — parfois demandé en complément de la carte de résidence
Carte My Number (si vous en avez une)	Procédure de continuation
Preuve de radiation de l’AMN (si reçue de l’ancienne mairie)	Pour la nouvelle inscription
Informations de compte bancaire (livret ou carte)	Si vous configurez le prélèvement automatique pour les cotisations d’assurance
Preuve de lien de parenté (si vous rejoignez le foyer d’un ressortissant étranger)	Certificat de mariage, acte de naissance, etc. avec traduction japonaise (nom du traducteur + date requis)

Étape par étape au guichet

À votre arrivée, rendez-vous au guichet d’information général (総合案内 / sougou annai) et dites :

« 転入届を出したいです » (Tennyu-todoke wo dashitai desu / « Je voudrais déposer une notification d’emménagement »)

On vous dirigera vers le service des résidents (住民課 / juumin-ka — le nom varie selon l’arrondissement).

Étape 1 : Notification d’emménagement (転入届) Remplissez le formulaire, remettez-le avec votre certificat de déménagement et votre carte de résidence. L’employé vous inscrit au registre des résidents.

Étape 2 : Mise à jour de l’adresse sur la carte de résidence Traitée au même guichet que l’étape 1. L’employé inscrit votre nouvelle adresse au dos de votre carte de résidence à la main. En vertu des réglementations de l’Agence des services d’immigration, ce changement d’adresse est traité à la mairie — vous n’avez pas besoin de vous rendre à l’immigration.

Étape 3 : Continuation de la carte My Number Si vous avez une carte My Number, on vous demandera de saisir votre code PIN à 4 chiffres pour continuer à utiliser la carte. Le certificat numérique de signature (celui avec un code PIN à 6 chiffres, utilisé pour e-Tax) est automatiquement invalidé par le changement d’adresse. Si vous en avez besoin, demandez la réémission sur place.

Étape 4 : Inscription à l’assurance maladie nationale Passez au service assurance/retraite. Présentez votre carte de résidence, votre My Number et le certificat de déménagement. La plupart des arrondissements envoient la nouvelle carte d’assurance par courrier ultérieurement ; certains la délivrent sur place. Si vous êtes inscrit à l’assurance d’employeur (社会保険 / shakai hoken), montrez votre carte d’assurance et cette étape n’est pas nécessaire.

Durée totale : 1 à 2 heures quand il n’y a pas de monde. Pendant la haute saison des déménagements (fin mars à début avril), l’attente seule peut dépasser une heure. Venir un matin de jour ouvré hors saison de pointe aide.

La règle des 14 jours — Que se passe-t-il en cas de retard

Des personnes assises sur des chaises dans une salle d'attente de bureau

Le délai de 14 jours est imposé par deux lois distinctes, chacune avec sa propre sanction.

Loi sur l’enregistrement de base des résidents (pour la notification d’emménagement) : Ne pas déposer sans raison valable peut entraîner une amende allant jusqu’à 50 000 ¥, imposée par un tribunal sommaire. En pratique, les amendes pour des retards de quelques semaines sont rares, mais le risque juridique existe.

Loi sur le contrôle de l’immigration (pour le changement d’adresse sur la carte de résidence) : Celle-ci a plus de poids. Le défaut de déclaration peut entraîner une amende allant jusqu’à 200 000 ¥. Si vous ne déclarez pas votre adresse dans les 90 jours suivant votre entrée au Japon, cela peut même constituer un motif de révocation de votre statut de résidence.

Être trop occupé pour se rendre à la mairie est compréhensible. Mais comme le changement d’adresse sur la carte de résidence est directement lié à votre statut de visa, cela mérite d’être traité en priorité. N’oubliez pas que l’inscription à l’assurance maladie se fait au même guichet.

Support linguistique

Panneau de gare bilingue montrant du texte en japonais et en anglais

Les formulaires de mairie sont presque entièrement en japonais, et le personnel fonctionne généralement en japonais. Cependant, le support multilingue dans les 23 arrondissements de Tokyo s’est considérablement amélioré.

Avant votre visite : TMC Navi

Le Tokyo Multilingual Consultation Navi est un service téléphonique gratuit exploité par le gouvernement métropolitain de Tokyo. Vous pouvez poser des questions sur les procédures de mairie à l’avance et confirmer les documents nécessaires.

Téléphone : 0120-142-142 (gratuit)
Horaires : Jours ouvrés 10h00-16h00
Langues (14) : Anglais, chinois, coréen, vietnamien, népalais, indonésien, tagalog, thaï, portugais, espagnol, français, russe, hindi, japonais simplifié

Au guichet de la mairie

Les arrondissements avec de grandes populations étrangères — Shinjuku, Minato, Shibuya — ont installé des systèmes d’interprétation vidéo sur tablette à leurs guichets. Vous vous connectez avec un interprète par appel vidéo qui traduit la conversation avec l’employé en temps réel. Généralement 12 à 13 langues sont disponibles.

L’arrondissement de Minato propose un service d’appel à trois en 13 langues. Vous pouvez l’utiliser directement depuis votre smartphone.

Le niveau de support multilingue varie entre les arrondissements. Vérifiez le site de votre nouvel arrondissement avant votre visite.

FRESC (Foreign Residents Support Center)

Un centre de soutien national pour les questions liées à la résidence. Disponible en 21 langues, couvrant tout, des procédures de mairie aux consultations juridiques et d’emploi.

Adresse : CO・MO・RE YOTSUYA 13e étage, devant la gare JR Yotsuya
Téléphone : 0570-011-000 (jours ouvrés 9h00-17h00)

Phrases clés pour le guichet

Même avec un japonais limité, ces phrases vous permettront de vous faire comprendre :

À l’accueil : « 引っ越しの手続きをしたいです » (Hikkoshi no tetsuzuki wo shitai desu / « Je voudrais faire les procédures de déménagement »)

Si vous ne pouvez pas communiquer : « 通訳サービスはありますか » (Tsuuyaku saabisu wa arimasu ka / « Y a-t-il un service d’interprétation ? »)

Si vous ne savez pas comment remplir un formulaire : « 書き方を教えてください » (Kakikata wo oshiete kudasai / « Montrez-moi comment remplir ceci, s’il vous plaît »)

Pièges courants

Arriver sans le certificat de déménagement

Le certificat de déménagement (転出証明書) est délivré lorsque vous déposez la notification de départ à votre ancienne mairie. Sans lui, votre nouvelle mairie ne peut pas traiter la notification d’emménagement.

Si vous avez déposé votre notification de départ en ligne via le portail Myna, vous pouvez présenter votre carte My Number à la place. Sinon, vous devrez retourner à votre ancienne mairie ou demander une réémission par courrier. Déposer la notification de départ avant votre déménagement évite entièrement ce problème.

Oublier le code PIN de votre carte My Number

La procédure de continuation de la carte My Number nécessite votre code PIN à 4 chiffres. Si vous l’avez oublié, une réinitialisation du PIN au guichet prend du temps supplémentaire et nécessite une vérification d’identité additionnelle.

Il y a un second risque ici : si vous ne complétez pas la procédure de continuation dans les 90 jours suivant la notification d’emménagement, la carte My Number devient invalide. La réémission prend du temps et coûte de l’argent. Le mieux est de s’en occuper le jour même de la notification d’emménagement.

Documents étrangers sans traduction japonaise

Si vous rejoignez un foyer dirigé par un autre ressortissant étranger (par exemple, emménager avec votre conjoint), on peut vous demander de présenter des documents prouvant le lien de parenté — comme un certificat de mariage ou de naissance de votre pays d’origine. Ceux-ci doivent être accompagnés d’une traduction en japonais incluant le nom du traducteur et la date de traduction. Vous pouvez traduire les documents vous-même, mais arriver sans la traduction signifie que vous ne pourrez pas compléter le processus ce jour-là.

Votre nom ne rentre pas dans la case katakana

Les formulaires de mairie incluent un champ pour écrire votre nom en katakana (l’écriture japonaise utilisée pour les mots étrangers). Les cases sont souvent petites — physiquement trop petites pour de nombreux noms étrangers. Si cela arrive, l’employé peut vous aider avec des alternatives comme écrire dans la marge ou sur une feuille séparée.

En cas de problème

Situation	Que faire
Dépassement du délai de 14 jours	Déposez dès que possible. Soyez prêt à expliquer la raison du retard. Plus vous attendez, plus le risque est élevé
Perte du certificat de déménagement	Contactez votre ancienne mairie et demandez une réémission. Certaines mairies gèrent cela par courrier
Dos de la carte de résidence plein (plus d’espace pour nouvelle adresse)	La mairie vous guidera pour demander une nouvelle carte via l’immigration
Impossible de communiquer au guichet	Appelez TMC Navi (0120-142-142) et passez le téléphone à l’employé
Impossible de venir en semaine	Certaines mairies ouvrent le samedi une ou deux fois par mois. Cherchez « 休日開庁 » (kyuujitsu kaichou) sur le site de votre arrondissement

Changement d’adresse du permis de conduire

Séparément de la mairie, si vous détenez un permis de conduire japonais, vous devez mettre à jour l’adresse au commissariat de police ou au centre de permis.

Où (dans Tokyo) :

N’importe quel commissariat de Tokyo (jours ouvrés 8h30-16h30)
Centres de renouvellement de permis à Kanda / Shinjuku (jours ouvrés 8h30-16h30)
Centres d’examen de permis à Fuchu / Samezu / Koto (jours ouvrés 8h30-16h30, dimanches 8h30-12h00 / 13h00-16h30)

Si vous ne pouvez pas vous y rendre en semaine, les centres d’examen acceptent les demandes le dimanche.

Ce qu’il faut apporter :

Votre permis de conduire
Un document confirmant votre nouvelle adresse (copie du registre de résidence, carte My Number ou carte de résidence)

La procédure est gratuite. Récupérer une copie de votre registre de résidence (住民票 / juuminhyo) lorsque vous déposez votre notification d’emménagement à la mairie facilite cette étape. Si vous devez aussi mettre à jour votre carte de crédit ou votre forfait téléphonique, ces documents à jour vous seront indispensables.

Méthodes alternatives

Départ en ligne via le portail Myna

Si vous avez une carte My Number, vous pouvez soumettre la notification de départ en ligne via le portail Myna. Cela élimine la visite à votre ancienne mairie. La notification d’emménagement à votre nouvelle mairie nécessite toujours une visite en personne.

Départ par courrier

Si vous ne pouvez pas vous rendre à votre ancienne mairie, vous pouvez déposer la notification de départ par courrier. Téléchargez le formulaire depuis le site de votre arrondissement, joignez une copie de votre pièce d’identité et une enveloppe retour. Le certificat de déménagement vous sera renvoyé par courrier, ce qui peut prendre plusieurs jours à une semaine.

Déclaration par un mandataire

Un membre de la famille du même foyer peut faire la déclaration en votre nom. Si le mandataire est d’un foyer différent, une procuration (委任状 / inin-jou) est requise. Le formulaire est disponible sur le site de chaque arrondissement. Le mandataire doit également apporter sa propre pièce d’identité.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si je dépasse le délai de 14 jours pour enregistrer ma nouvelle adresse ?

L’enregistrement tardif de l’adresse sur votre carte de résidence (在留カード) peut entraîner une amende allant jusqu’à 200 000 ¥ en vertu de la Loi sur le contrôle de l’immigration. En pratique, les amendes sont rares pour de courts retards, mais la mairie peut vous interroger sur la raison. Faites-le dès que possible — ne laissez pas traîner.

Puis-je effectuer les procédures de la mairie en anglais ?

La plupart des mairies d’arrondissement de Tokyo n’ont pas de personnel anglophone à chaque guichet, mais beaucoup offrent un support multilingue. L’arrondissement de Shinjuku propose l’interprétation TV en 12 langues. L’arrondissement de Minato offre un service d’appel à trois. Vous pouvez aussi amener un ami pour interpréter, ou contacter le Tokyo Multilingual Consultation Navi (TMC Navi) au préalable.

Dois-je me rendre à la fois à l’ancienne et à la nouvelle mairie lors d’un déménagement dans Tokyo ?

Oui. D’abord, déposez une notification de départ (転出届) à votre ancienne mairie et recevez un certificat de déménagement (転出証明書). Ensuite, déposez une notification d’emménagement (転入届) à votre nouvelle mairie dans les 14 jours suivant le déménagement, en apportant le certificat. Si vous déménagez au sein du même arrondissement, il suffit de déposer une notification de changement d’adresse (転居届) à cette mairie.

Quels documents dois-je apporter à la mairie ?

Apportez votre carte de résidence (在留カード), votre passeport, le certificat de déménagement de votre ancienne mairie, votre carte My Number (si vous en avez une), votre carte d’assurance maladie et votre livret de pension. Si vous avez des enfants, apportez aussi leurs documents. Avoir tout prêt vous permet de compléter toutes les procédures en une seule visite.