A D M I N

Pindah ke Tokyo sebagai Orang Asing — Daftar Periksa Kantor Kecamatan (Batas Waktu 14 Hari)

Pendaftaran tempat tinggal, perubahan alamat, asuransi kesehatan, My Number — daftar periksa lengkap kantor kecamatan untuk orang asing beserta dokumen yang diperlukan.

Proses Lengkap

Paspor dan dokumen perjalanan di atas meja

Ketika Anda pindah antar 23 kecamatan khusus Tokyo, prosedur kantor kecamatan terbagi menjadi dua tahap. Anda memberitahu kecamatan lama “Saya akan pindah” dan kecamatan baru “Saya sudah tiba.” Itulah intinya — tetapi asuransi kesehatan, Kartu My Number, dan beberapa hal lain juga ikut serta.

Di kantor kecamatan lama (sebelum pindah):

Prosedur	Penjelasan
転出届 (tenshutsu-todoke)	Pemberitahuan pindah keluar. Anda menerima Surat Keterangan Pindah Keluar (転出証明書)
Pencabutan Asuransi Kesehatan Nasional	Kembalikan kartu asuransi Anda

Di kantor kecamatan baru (dalam 14 hari setelah pindah):

Prosedur	Penjelasan
転入届 (tennyu-todoke)	Pemberitahuan pindah masuk
Perubahan alamat kartu izin tinggal	Alamat baru ditulis di bagian belakang kartu Anda
Pendaftaran Asuransi Kesehatan Nasional	Kartu asuransi baru diterbitkan
Kelanjutan Kartu My Number	Memerlukan PIN 4 digit Anda

Pensiun Nasional (国民年金) diperbarui secara otomatis melalui keterkaitan My Number saat Anda mengajukan pemberitahuan pindah masuk, menurut Japan Pension Service. Tidak perlu pengajuan terpisah. Untuk detail tentang premi dan cakupan, lihat asuransi kesehatan dan pensiun di Jepang.

Di luar kantor kecamatan:

Prosedur	Tempat	Batas Waktu
Perubahan alamat SIM	Kantor polisi atau pusat SIM	Sesegera mungkin

Jika Anda memiliki SIM Jepang, Anda perlu kunjungan terpisah ke kantor polisi.

Jika Anda pindah dalam kecamatan yang sama (misalnya, dari satu alamat di Shibuya ke alamat lain di Shibuya), Anda hanya perlu mengajukan pemberitahuan perubahan alamat (転居届 / tenkyo-todoke) — satu formulir di satu kantor.

Kantor Kecamatan Lama — Dapatkan Surat Keterangan Pindah Keluar

Orang menulis di kertas dengan pena

Dua hal yang harus dilakukan di kantor kecamatan lama: ajukan pemberitahuan pindah keluar dan kembalikan kartu Asuransi Kesehatan Nasional (jika terdaftar). Memakan waktu sekitar 30 menit saat tidak ramai.

Yang harus dibawa (berdasarkan halaman resmi Kecamatan Minato dan Kecamatan Edogawa):

Kartu izin tinggal (在留カード / zairyu card)
Kartu identitas berfoto (Kartu My Number atau paspor)
Kartu Asuransi Kesehatan Nasional (jika terdaftar)

Ambil formulir di loket, isi alamat baru dan tanggal rencana pindah, lalu serahkan. Anda akan menerima Surat Keterangan Pindah Keluar (転出証明書 / tenshutsu shomeisho). Tanpa dokumen ini, kantor kecamatan baru tidak dapat memproses pemberitahuan pindah masuk Anda. Simpan baik-baik.

Yang dikatakan di loket:

Anda: “転出届を出したいのですが” (Tenshutsu-todoke wo dashitai no desu ga / “Saya ingin mengajukan pemberitahuan pindah keluar”) Staf: “こちらの用紙にご記入ください” (Kochira no youshi ni gokinyuu kudasai / “Silakan isi formulir ini”)

Formulir meminta nama, tanggal lahir, alamat saat ini, alamat baru, dan tanggal rencana pindah. Formulir dalam bahasa Jepang, tetapi jika Anda bisa menulis alamat dan nama Anda, Anda akan berhasil melewatinya.

Opsi online: Jika Anda memiliki Kartu My Number, Anda bisa mengajukan pemberitahuan pindah keluar secara online melalui Myna Portal. Ini menghilangkan kebutuhan mengunjungi kantor kecamatan lama. Namun, Anda tetap harus mengunjungi kantor kecamatan baru secara langsung untuk pemberitahuan pindah masuk.

Kantor Kecamatan Baru — Acara Utama

Di kantor kecamatan baru, pemberitahuan pindah masuk memicu rangkaian prosedur terkait. Anda akan berpindah antar beberapa loket, tetapi jika membawa semua dokumen yang tepat, semuanya selesai dalam satu kunjungan.

Daftar Periksa Dokumen

Berdasarkan halaman resmi Kecamatan Ota (warga negara asing) dan Kecamatan Edogawa.

Dokumen	Tujuan
Surat Keterangan Pindah Keluar (転出証明書)	Diperlukan untuk pemberitahuan pindah masuk
Kartu izin tinggal (在留カード)	Diperlukan untuk pembaruan alamat
Paspor	Verifikasi identitas — kadang diminta bersama kartu izin tinggal
Kartu My Number (jika ada)	Prosedur kelanjutan
Bukti pencabutan NHI (jika diterima dari kecamatan lama)	Untuk pendaftaran baru
Info rekening bank (buku tabungan atau kartu)	Jika mengatur pembayaran otomatis untuk premi asuransi
Bukti hubungan (jika bergabung dengan keluarga warga negara asing)	Akta nikah, akta kelahiran, dll. dengan terjemahan bahasa Jepang (nama penerjemah + tanggal diperlukan)

Langkah demi Langkah di Loket

Saat tiba, pergi ke loket informasi umum (総合案内 / sougou annai) dan katakan:

“転入届を出したいです” (Tennyu-todoke wo dashitai desu / “Saya ingin mengajukan pemberitahuan pindah masuk”)

Mereka akan mengarahkan Anda ke bagian penduduk (住民課 / juumin-ka — namanya bervariasi antar kecamatan).

Langkah 1: Pemberitahuan pindah masuk (転入届) Isi formulir, serahkan bersama Surat Keterangan Pindah Keluar dan kartu izin tinggal. Staf mendaftarkan Anda di registrasi penduduk.

Langkah 2: Pembaruan alamat kartu izin tinggal Ditangani di loket yang sama dengan Langkah 1. Staf menulis alamat baru Anda di bagian belakang kartu izin tinggal dengan tangan. Berdasarkan peraturan Immigration Services Agency, perubahan alamat ini diproses di kantor kecamatan — Anda tidak perlu mengunjungi imigrasi.

Langkah 3: Kelanjutan Kartu My Number Jika Anda memiliki Kartu My Number, Anda akan diminta untuk memasukkan PIN 4 digit untuk melanjutkan penggunaan kartu. Sertifikat Tanda Tangan Digital (yang menggunakan PIN 6 digit, digunakan untuk e-Tax) secara otomatis dibatalkan oleh perubahan alamat. Jika Anda membutuhkannya, minta penerbitan ulang di tempat.

Langkah 4: Pendaftaran Asuransi Kesehatan Nasional Pindah ke bagian asuransi/pensiun. Tunjukkan kartu izin tinggal, My Number, dan Surat Keterangan Pindah Keluar. Sebagian besar kecamatan mengirim kartu asuransi baru melalui pos nanti; beberapa menerbitkannya di tempat. Jika Anda terdaftar dalam asuransi dari pemberi kerja (社会保険 / shakai hoken), tunjukkan kartu asuransi Anda dan langkah ini tidak diperlukan.

Total waktu: 1–2 jam saat tidak ramai. Selama musim pindah puncak (akhir Maret hingga awal April), menunggu saja bisa melebihi satu jam. Datang pada pagi hari kerja di luar musim puncak sangat membantu.

Aturan 14 Hari — Apa yang Terjadi Jika Terlambat

Orang-orang duduk di kursi di area tunggu kantor

Batas waktu 14 hari ditegakkan oleh dua undang-undang terpisah, masing-masing dengan sanksinya sendiri.

Undang-Undang Pendaftaran Penduduk Dasar (untuk pemberitahuan pindah masuk): Gagal mengajukan tanpa alasan yang dapat dibenarkan dapat mengakibatkan denda hingga ¥50.000, dijatuhkan oleh Pengadilan Ringkas. Dalam praktiknya, denda untuk keterlambatan beberapa minggu tidak umum, tetapi risiko hukumnya ada.

Undang-Undang Pengendalian Imigrasi (untuk perubahan alamat kartu izin tinggal): Yang ini lebih berat. Kegagalan melaporkan dapat mengakibatkan denda hingga ¥200.000. Jika Anda gagal mendaftarkan alamat dalam 90 hari setelah masuk Jepang, hal ini bahkan bisa menjadi alasan pencabutan status izin tinggal Anda.

Terlalu sibuk untuk mengunjungi kantor kecamatan memang bisa dimaklumi. Tetapi karena perubahan alamat kartu izin tinggal langsung terkait dengan status visa Anda, sebaiknya perlakukan ini sebagai prioritas tinggi. Kartu izin tinggal yang terkini juga diperlukan saat mendapatkan nomor telepon dan rekening bank.

Dukungan Bahasa

Tanda stasiun dwibahasa menampilkan teks Jepang dan Inggris

Formulir kantor kecamatan hampir seluruhnya dalam bahasa Jepang, dan staf umumnya beroperasi dalam bahasa Jepang. Namun, dukungan multibahasa di seluruh 23 kecamatan Tokyo terus meningkat.

Sebelum Kunjungan: TMC Navi

Tokyo Multilingual Consultation Navi adalah layanan telepon gratis yang dioperasikan oleh Pemerintah Metropolitan Tokyo. Anda bisa bertanya tentang prosedur kantor kecamatan terlebih dahulu dan memastikan dokumen yang diperlukan.

Telepon: 0120-142-142 (bebas pulsa)
Jam: Hari kerja 10:00–16:00
Bahasa (14): Inggris, Tionghoa, Korea, Vietnam, Nepal, Indonesia, Tagalog, Thai, Portugis, Spanyol, Prancis, Rusia, Hindi, Bahasa Jepang Mudah

Di Loket Kantor Kecamatan

Kecamatan dengan populasi asing besar — Shinjuku, Minato, Shibuya — telah memasang interpretasi video berbasis tablet di loket mereka. Anda terhubung dengan penerjemah melalui panggilan video yang menerjemahkan percakapan dengan staf secara real-time. Biasanya 12–13 bahasa tersedia.

Kecamatan Minato menawarkan layanan panggilan telepon tiga arah dalam 13 bahasa. Anda bisa menggunakannya langsung dari smartphone Anda.

Tingkat dukungan multibahasa bervariasi antar kecamatan. Periksa situs web kecamatan baru Anda sebelum berkunjung.

FRESC (Pusat Dukungan Penduduk Asing)

Pusat dukungan nasional untuk pertanyaan terkait tempat tinggal. Tersedia dalam 21 bahasa, mencakup segala hal dari prosedur kantor kecamatan hingga konsultasi hukum dan ketenagakerjaan.

Lokasi: CO・MO・RE YOTSUYA Lantai 13, di depan Stasiun JR Yotsuya
Telepon: 0570-011-000 (hari kerja 9:00–17:00)

Frasa Penting untuk Loket

Bahkan dengan kemampuan bahasa Jepang yang terbatas, frasa-frasa ini akan menyampaikan maksud Anda:

Di meja resepsi: “引っ越しの手続きをしたいです” (Hikkoshi no tetsuzuki wo shitai desu / “Saya ingin mengurus prosedur pindah”)

Jika tidak bisa berkomunikasi: “通訳サービスはありますか” (Tsuuyaku saabisu wa arimasu ka / “Apakah ada layanan interpretasi?”)

Jika tidak tahu cara mengisi formulir: “書き方を教えてください” (Kakikata wo oshiete kudasai / “Tolong tunjukkan cara mengisi ini”)

Kesalahan Umum

Datang Tanpa Surat Keterangan Pindah Keluar

Surat Keterangan Pindah Keluar (転出証明書) diterbitkan saat Anda mengajukan pemberitahuan pindah keluar di kecamatan lama. Tanpanya, kantor kecamatan baru tidak dapat memproses pemberitahuan pindah masuk.

Jika Anda mengajukan pemberitahuan pindah keluar secara online melalui Myna Portal, Anda dapat menunjukkan Kartu My Number sebagai gantinya. Jika tidak, Anda harus kembali ke kantor kecamatan lama atau meminta penerbitan ulang melalui pos. Mengajukan pemberitahuan pindah keluar sebelum pindah mencegah masalah ini sepenuhnya.

Lupa PIN Kartu My Number

Prosedur kelanjutan Kartu My Number memerlukan PIN 4 digit Anda. Jika lupa, reset PIN di loket membutuhkan waktu ekstra dan verifikasi identitas tambahan.

Ada risiko kedua: jika Anda tidak menyelesaikan prosedur kelanjutan dalam 90 hari setelah mengajukan pemberitahuan pindah masuk, Kartu My Number menjadi tidak valid. Penerbitan ulang membutuhkan waktu dan biaya. Sebaiknya selesaikan pada hari yang sama dengan pemberitahuan pindah masuk Anda.

Dokumen Asing Tanpa Terjemahan Bahasa Jepang

Jika Anda bergabung dengan rumah tangga yang dikepalai oleh warga negara asing lain (misalnya, pindah bersama pasangan), Anda mungkin diminta menunjukkan dokumen yang membuktikan hubungan — seperti akta nikah atau akta kelahiran dari negara asal. Dokumen ini harus disertai terjemahan bahasa Jepang yang mencantumkan nama penerjemah dan tanggal terjemahan. Anda bisa menerjemahkan dokumen sendiri, tetapi datang tanpa terjemahan berarti Anda tidak bisa menyelesaikan proses hari itu.

Nama Anda Tidak Muat di Kotak Katakana

Formulir kantor kecamatan menyertakan kolom untuk menulis nama Anda dalam katakana (huruf Jepang yang digunakan untuk kata asing). Kotaknya sering kecil — terlalu kecil secara fisik untuk banyak nama asing. Jika ini terjadi, staf bisa membantu dengan alternatif seperti menulis di margin atau di lembar terpisah.

Ketika Ada Masalah

Situasi	Yang harus dilakukan
Melewatkan batas waktu 14 hari	Ajukan sesegera mungkin. Bersiaplah menjelaskan alasan keterlambatan. Semakin lama menunggu, semakin tinggi risikonya
Kehilangan Surat Keterangan Pindah Keluar	Hubungi kantor kecamatan lama dan minta penerbitan ulang. Beberapa kecamatan menangani ini melalui pos
Bagian belakang kartu izin tinggal penuh (tidak ada ruang untuk alamat baru)	Kantor kecamatan akan memandu Anda untuk mengajukan kartu baru melalui imigrasi
Tidak bisa berkomunikasi di loket	Hubungi TMC Navi (0120-142-142) dan serahkan telepon ke staf
Tidak bisa pergi di hari kerja	Beberapa kecamatan membuka pada hari Sabtu satu atau dua kali sebulan. Cari “休日開庁” (kyuujitsu kaichou) di situs web kecamatan Anda

Perubahan Alamat SIM

Terpisah dari kantor kecamatan, jika Anda memiliki SIM Jepang, Anda perlu memperbarui alamat di kantor polisi atau pusat SIM.

Tempat (di Tokyo):

Kantor polisi mana pun di Tokyo (hari kerja 8:30–16:30)
Pusat Perpanjangan SIM di Kanda / Shinjuku (hari kerja 8:30–16:30)
Pusat Ujian SIM di Fuchu / Samezu / Koto (hari kerja 8:30–16:30, Minggu 8:30–12:00 / 13:00–16:30)

Jika tidak bisa pergi di hari kerja, pusat ujian menerima pengajuan pada hari Minggu.

Yang harus dibawa:

SIM Anda
Dokumen yang mengkonfirmasi alamat baru (salinan catatan penduduk, Kartu My Number, atau kartu izin tinggal)

Prosedurnya gratis. Mengambil salinan catatan penduduk (住民票 / juuminhyo) saat mengajukan pemberitahuan pindah masuk di kantor kecamatan membuat langkah ini lebih mudah. Anda juga memerlukan alamat yang diperbarui saat mengajukan kartu kredit di Jepang.

Metode Alternatif

Pindah Keluar Online melalui Myna Portal

Jika Anda memiliki Kartu My Number, Anda bisa mengajukan pemberitahuan pindah keluar secara online melalui Myna Portal. Ini menghilangkan kunjungan ke kantor kecamatan lama. Pemberitahuan pindah masuk di kecamatan baru tetap memerlukan kunjungan langsung.

Pindah Keluar melalui Pos

Jika Anda tidak bisa mengunjungi kantor kecamatan lama, Anda bisa mengajukan pemberitahuan pindah keluar melalui pos. Unduh formulir dari situs web kecamatan, lampirkan salinan kartu identitas dan amplop balasan. Surat Keterangan Pindah Keluar akan dikirim kembali, yang bisa memakan waktu beberapa hari hingga seminggu.

Pengajuan melalui Perwakilan

Anggota keluarga dalam rumah tangga yang sama bisa mengajukan atas nama Anda. Jika perwakilan dari rumah tangga berbeda, diperlukan surat kuasa (委任状 / inin-jou). Formulirnya tersedia di situs web masing-masing kecamatan. Perwakilan juga harus membawa kartu identitasnya sendiri.

FAQ

Apa yang terjadi jika saya melewatkan batas waktu 14 hari untuk mendaftarkan alamat baru?

Keterlambatan pendaftaran alamat kartu izin tinggal dapat mengakibatkan denda hingga ¥200.000 berdasarkan Undang-Undang Pengendalian Imigrasi. Dalam praktiknya, denda untuk keterlambatan singkat jarang terjadi, tetapi kantor kecamatan mungkin menanyakan alasannya. Ajukan sesegera mungkin — jangan ditunda.

Bisakah saya mengurus prosedur kantor kecamatan dalam bahasa Inggris?

Sebagian besar kantor kecamatan Tokyo tidak memiliki staf berbahasa Inggris di setiap loket, tetapi banyak yang menawarkan dukungan multibahasa. Kecamatan Shinjuku menyediakan interpretasi TV dalam 12 bahasa. Kecamatan Minato menawarkan layanan panggilan telepon tiga arah. Anda juga bisa membawa teman untuk menerjemahkan, atau menghubungi Tokyo Multilingual Consultation Navi (TMC Navi) sebelumnya.

Apakah saya perlu mengunjungi kantor kecamatan lama dan baru saat pindah dalam Tokyo?

Ya. Pertama, ajukan Pemberitahuan Pindah Keluar (転出届) di kantor kecamatan lama dan terima Surat Keterangan Pindah Keluar (転出証明書). Kemudian, ajukan Pemberitahuan Pindah Masuk (転入届) di kantor kecamatan baru dalam 14 hari setelah pindah, dengan membawa surat keterangan tersebut. Jika pindah dalam kecamatan yang sama, Anda hanya perlu mengajukan Pemberitahuan Perubahan Alamat (転居届) di kantor kecamatan tersebut.

Dokumen apa yang perlu saya bawa ke kantor kecamatan?

Bawa kartu izin tinggal (在留カード), paspor, Surat Keterangan Pindah Keluar dari kecamatan lama, kartu My Number (jika ada), kartu asuransi kesehatan, dan buku pensiun. Jika Anda memiliki anak, bawa dokumen mereka juga. Menyiapkan semuanya memungkinkan Anda menyelesaikan semua prosedur dalam satu kunjungan.