A D M I N

Chuyển nhà đến Tokyo cho người nước ngoài — Danh sách thủ tục tại văn phòng quận (thời hạn 14 ngày)

Đăng ký cư trú, thay đổi địa chỉ, bảo hiểm y tế, My Number — danh sách thủ tục đầy đủ tại văn phòng quận cho người nước ngoài với giấy tờ cần thiết.

Quy trình đầy đủ

Hộ chiếu và giấy tờ trên bàn

Khi chuyển giữa 23 quận đặc biệt Tokyo, thủ tục văn phòng quận chia thành hai giai đoạn. Bạn thông báo quận cũ “Tôi rời đi” và quận mới “Tôi đã đến.” Đó là cốt lõi — nhưng bảo hiểm y tế, thẻ My Number và vài thứ khác đi kèm.

Tại văn phòng quận cũ (trước khi chuyển):

Thủ tục	Nội dung
転出届 (tenshutsu-todoke)	Thông báo chuyển đi. Bạn nhận Giấy chứng nhận chuyển đi (転出証明書)
Hủy Bảo hiểm Y tế Quốc gia	Trả lại thẻ bảo hiểm

Tại văn phòng quận mới (trong vòng 14 ngày sau khi chuyển):

Thủ tục	Nội dung
転入届 (tennyu-todoke)	Thông báo chuyển đến
Cập nhật địa chỉ thẻ cư trú	Địa chỉ mới được ghi trên mặt sau thẻ
Đăng ký Bảo hiểm Y tế Quốc gia	Thẻ bảo hiểm mới được cấp
Tiếp tục thẻ My Number	Yêu cầu mã PIN 4 chữ số

Bảo hiểm Hưu trí Quốc gia (国民年金) tự động cập nhật qua liên kết My Number khi bạn nộp thông báo chuyển đến, theo Cơ quan Hưu trí Nhật Bản. Không cần nộp riêng.

Ngoài văn phòng quận:

Thủ tục	Nơi	Thời hạn
Thay đổi địa chỉ bằng lái xe	Đồn cảnh sát hoặc trung tâm cấp bằng	Càng sớm càng tốt

Nếu bạn có bằng lái xe Nhật Bản, bạn cần đến đồn cảnh sát riêng.

Nếu bạn chuyển trong cùng quận (ví dụ: từ một địa chỉ ở Shibuya sang địa chỉ khác ở Shibuya), bạn chỉ cần nộp thông báo thay đổi địa chỉ (転居届 / tenkyo-todoke) — một mẫu đơn tại một văn phòng.

Văn phòng quận cũ — Lấy Giấy chứng nhận chuyển đi

Người đang viết trên giấy

Hai việc cần làm tại văn phòng quận cũ: nộp thông báo chuyển đi và trả thẻ Bảo hiểm Y tế Quốc gia (nếu đã đăng ký). Mất khoảng 30 phút khi không đông.

Cần mang theo (dựa trên trang chính thức của quận Minato và quận Edogawa):

Thẻ cư trú (在留カード / zairyu card)
CMND có ảnh (thẻ My Number hoặc hộ chiếu)
Thẻ Bảo hiểm Y tế Quốc gia (nếu đã đăng ký)

Lấy mẫu đơn tại quầy, điền địa chỉ mới và ngày chuyển dự kiến, rồi nộp. Bạn sẽ nhận Giấy chứng nhận chuyển đi (転出証明書 / tenshutsu shomeisho). Không có tài liệu này, văn phòng quận mới không thể xử lý thông báo chuyển đến. Giữ cẩn thận.

Nói gì tại quầy:

Bạn: “転出届を出したいのですが” (Tenshutsu-todoke wo dashitai no desu ga / “Tôi muốn nộp thông báo chuyển đi”) Nhân viên: “こちらの用紙にご記入ください” (Kochira no youshi ni gokinyuu kudasai / “Xin điền vào mẫu đơn này”)

Mẫu đơn hỏi tên, ngày sinh, địa chỉ hiện tại, địa chỉ mới và ngày chuyển dự kiến. Mẫu bằng tiếng Nhật, nhưng nếu bạn có thể viết địa chỉ và tên, bạn sẽ qua được.

Lựa chọn trực tuyến: Nếu có thẻ My Number, bạn có thể nộp thông báo chuyển đi trực tuyến qua Myna Portal. Điều này loại bỏ việc đến văn phòng quận cũ. Tuy nhiên, bạn vẫn cần đến văn phòng quận mới trực tiếp cho thông báo chuyển đến.

Văn phòng quận mới — Phần chính

Tại văn phòng quận mới, thông báo chuyển đến kích hoạt chuỗi thủ tục liên quan. Bạn sẽ di chuyển giữa vài quầy, nhưng nếu mang đủ giấy tờ, mọi thứ hoàn thành trong một lần đến.

Danh sách giấy tờ

Dựa trên trang chính thức của quận Ota (công dân nước ngoài) và quận Edogawa.

Giấy tờ	Mục đích
Giấy chứng nhận chuyển đi (転出証明書)	Cần cho thông báo chuyển đến
Thẻ cư trú (在留カード)	Cần cho cập nhật địa chỉ
Hộ chiếu	Xác minh danh tính — đôi khi được yêu cầu cùng thẻ cư trú
Thẻ My Number (nếu có)	Thủ tục tiếp tục
Giấy hủy đăng ký BH Y tế QG (nếu nhận từ quận cũ)	Cho đăng ký mới
Thông tin tài khoản ngân hàng (sổ tiết kiệm hoặc thẻ)	Nếu thiết lập thanh toán tự động phí bảo hiểm
Giấy chứng minh quan hệ (nếu gia nhập hộ gia đình người nước ngoài)	Giấy kết hôn, giấy khai sinh, v.v. kèm bản dịch tiếng Nhật (cần ghi tên người dịch + ngày)

Từng bước tại quầy

Khi đến, đến quầy hướng dẫn chung (総合案内 / sougou annai) và nói:

“転入届を出したいです” (Tennyu-todoke wo dashitai desu / “Tôi muốn nộp thông báo chuyển đến”)

Họ sẽ chỉ bạn đến bộ phận cư dân (住民課 / juumin-ka — tên khác nhau tùy quận).

Bước 1: Thông báo chuyển đến (転入届) Điền mẫu đơn, nộp cùng Giấy chứng nhận chuyển đi và thẻ cư trú. Nhân viên đăng ký bạn vào sổ cư dân.

Bước 2: Cập nhật địa chỉ thẻ cư trú Xử lý tại cùng quầy với Bước 1. Nhân viên viết địa chỉ mới trên mặt sau thẻ cư trú bằng tay. Theo quy định của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, thay đổi địa chỉ này được xử lý tại văn phòng quận — bạn không cần đến cơ quan xuất nhập cảnh.

Bước 3: Tiếp tục thẻ My Number Nếu có thẻ My Number, bạn sẽ được yêu cầu nhập mã PIN 4 chữ số để tiếp tục sử dụng. Chứng chỉ Chữ ký Số (loại có mã PIN 6 chữ số, dùng cho e-Tax) tự động bị vô hiệu hóa khi thay đổi địa chỉ. Nếu cần, yêu cầu cấp lại tại chỗ.

Bước 4: Đăng ký Bảo hiểm Y tế Quốc gia Di chuyển đến bộ phận bảo hiểm/hưu trí. Trình thẻ cư trú, My Number và Giấy chứng nhận chuyển đi. Hầu hết quận gửi thẻ bảo hiểm mới qua bưu điện sau; một số cấp tại chỗ. Nếu bạn đăng ký bảo hiểm do công ty cung cấp (社会保険 / shakai hoken), cho xem thẻ bảo hiểm và bước này không cần thiết.

Tổng thời gian: 1–2 giờ khi không đông. Trong mùa chuyển nhà cao điểm (cuối tháng 3 đến đầu tháng 4), chỉ chờ đợi có thể quá một giờ. Đến vào buổi sáng ngày thường ngoài mùa cao điểm là tốt nhất.

Quy tắc 14 ngày — Chuyện gì xảy ra nếu trễ

Mọi người ngồi chờ ở khu vực văn phòng

Thời hạn 14 ngày được thực thi bởi hai luật riêng biệt, mỗi luật có hình phạt riêng.

Luật Đăng ký Cư dân Cơ bản (cho thông báo chuyển đến): Không nộp mà không có lý do chính đáng có thể bị phạt đến ¥50.000, do Tòa án Giản lược áp dụng. Trong thực tế, phạt cho chậm trễ vài tuần ít xảy ra, nhưng rủi ro pháp lý tồn tại.

Luật Kiểm soát Xuất nhập cảnh (cho thay đổi địa chỉ thẻ cư trú): Nghiêm trọng hơn. Không báo cáo có thể bị phạt đến ¥200.000. Nếu không đăng ký địa chỉ trong vòng 90 ngày sau khi nhập cảnh Nhật Bản, thậm chí có thể là căn cứ thu hồi tư cách cư trú.

Quá bận để đến văn phòng quận là dễ hiểu. Nhưng vì thay đổi địa chỉ thẻ cư trú liên quan trực tiếp đến tình trạng visa, nên đáng đặt ưu tiên cao.

Hỗ trợ ngôn ngữ

Biển ga hai ngôn ngữ tiếng Nhật và Anh

Mẫu đơn văn phòng quận hầu như hoàn toàn bằng tiếng Nhật, và nhân viên thường làm việc bằng tiếng Nhật. Tuy nhiên, hỗ trợ đa ngôn ngữ trên 23 quận Tokyo đã cải thiện đều đặn.

Trước khi đến: TMC Navi

Tokyo Multilingual Consultation Navi là dịch vụ điện thoại miễn phí do Chính quyền Đô Tokyo vận hành. Bạn có thể hỏi về thủ tục văn phòng quận trước và xác nhận giấy tờ cần thiết.

Điện thoại: 0120-142-142 (miễn phí)
Giờ: Ngày thường 10:00–16:00
Ngôn ngữ (14): Tiếng Anh, Trung, Hàn, Việt, Nepal, Indonesia, Tagalog, Thái, Bồ Đào Nha, Tây Ban Nha, Pháp, Nga, Hindi, Tiếng Nhật đơn giản

Tại quầy văn phòng quận

Các quận có đông dân nước ngoài — Shinjuku, Minato, Shibuya — đã lắp đặt phiên dịch video qua máy tính bảng tại quầy. Bạn kết nối với phiên dịch viên qua cuộc gọi video, họ dịch cuộc trò chuyện với nhân viên theo thời gian thực. Thường hỗ trợ 12–13 ngôn ngữ.

Quận Minato cung cấp dịch vụ gọi ba bên bằng 13 ngôn ngữ. Bạn có thể sử dụng trực tiếp từ smartphone.

Mức độ hỗ trợ đa ngôn ngữ khác nhau giữa các quận. Kiểm tra website quận mới trước khi đến.

FRESC (Trung tâm Hỗ trợ Cư dân Nước ngoài)

Trung tâm hỗ trợ quốc gia cho các câu hỏi liên quan đến cư trú. Hỗ trợ 21 ngôn ngữ, bao gồm mọi thứ từ thủ tục văn phòng quận đến tư vấn pháp lý và việc làm.

Địa điểm: CO・MO・RE YOTSUYA tầng 13, trước ga JR Yotsuya
Điện thoại: 0570-011-000 (ngày thường 9:00–17:00)

Cụm từ chính tại quầy

Ngay cả với tiếng Nhật hạn chế, những cụm từ này sẽ truyền đạt được ý:

Tại quầy lễ tân: “引っ越しの手続きをしたいです” (Hikkoshi no tetsuzuki wo shitai desu / “Tôi muốn làm thủ tục chuyển nhà”)

Nếu không giao tiếp được: “通訳サービスはありますか” (Tsuuyaku saabisu wa arimasu ka / “Có dịch vụ phiên dịch không?”)

Nếu không biết cách điền mẫu: “書き方を教えてください” (Kakikata wo oshiete kudasai / “Xin chỉ tôi cách điền”)

Những cạm bẫy phổ biến

Đến mà không có Giấy chứng nhận chuyển đi

Giấy chứng nhận chuyển đi (転出証明書) được cấp khi bạn nộp thông báo chuyển đi tại quận cũ. Không có nó, văn phòng quận mới không thể xử lý thông báo chuyển đến.

Nếu bạn nộp thông báo chuyển đi trực tuyến qua Myna Portal, bạn có thể trình thẻ My Number thay thế. Nếu không, bạn phải quay lại văn phòng quận cũ hoặc yêu cầu cấp lại qua bưu điện. Nộp thông báo chuyển đi trước khi chuyển nhà ngăn hoàn toàn điều này.

Quên mã PIN thẻ My Number

Thủ tục tiếp tục thẻ My Number yêu cầu mã PIN 4 chữ số. Nếu quên, đặt lại PIN tại quầy mất thêm thời gian và cần xác minh danh tính bổ sung.

Có rủi ro thứ hai: nếu không hoàn thành thủ tục tiếp tục trong vòng 90 ngày sau khi nộp thông báo chuyển đến, thẻ My Number bị vô hiệu. Cấp lại mất thời gian và tốn tiền. Tốt nhất xử lý cùng ngày với thông báo chuyển đến.

Giấy tờ nước ngoài không có bản dịch tiếng Nhật

Nếu bạn gia nhập hộ gia đình do người nước ngoài khác đứng đầu (ví dụ: chuyển đến ở cùng vợ/chồng), bạn có thể bị yêu cầu trình giấy tờ chứng minh quan hệ — như giấy kết hôn hoặc khai sinh từ nước bạn. Những giấy tờ này phải kèm bản dịch tiếng Nhật ghi tên người dịch và ngày dịch. Bạn có thể tự dịch, nhưng đến mà không có bản dịch nghĩa là không hoàn thành được thủ tục ngày hôm đó.

Tên bạn không vừa ô katakana

Mẫu đơn văn phòng quận có ô để viết tên bằng katakana (chữ Nhật dùng cho từ nước ngoài). Các ô thường nhỏ — quá nhỏ về mặt vật lý cho nhiều tên nước ngoài. Nếu điều này xảy ra, nhân viên sẽ giúp với cách thay thế như viết ở lề hoặc trên tờ riêng.

Khi có sự cố

Tình huống	Cách xử lý
Quá thời hạn 14 ngày	Nộp càng sớm càng tốt. Chuẩn bị giải thích lý do chậm trễ. Càng chờ lâu, rủi ro càng cao
Mất Giấy chứng nhận chuyển đi	Liên hệ văn phòng quận cũ và yêu cầu cấp lại. Một số quận xử lý qua bưu điện
Mặt sau thẻ cư trú hết chỗ (không có chỗ ghi địa chỉ mới)	Văn phòng quận sẽ hướng dẫn đăng ký thẻ mới qua cơ quan xuất nhập cảnh
Không giao tiếp được tại quầy	Gọi TMC Navi (0120-142-142) và đưa điện thoại cho nhân viên
Không đi được ngày thường	Một số quận mở cửa thứ Bảy một hoặc hai lần mỗi tháng. Tìm “休日開庁” (kyuujitsu kaichou) trên website quận

Thay đổi địa chỉ bằng lái xe

Riêng biệt với văn phòng quận, nếu bạn có bằng lái xe Nhật Bản, bạn cần cập nhật địa chỉ tại đồn cảnh sát hoặc trung tâm cấp bằng.

Nơi (trong Tokyo):

Bất kỳ đồn cảnh sát Tokyo nào (ngày thường 8:30–16:30)
Trung tâm Gia hạn Bằng lái xe tại Kanda / Shinjuku (ngày thường 8:30–16:30)
Trung tâm Thi Bằng lái xe tại Fuchu / Samezu / Koto (ngày thường 8:30–16:30, Chủ nhật 8:30–12:00 / 13:00–16:30)

Nếu không đi được ngày thường, trung tâm thi nhận hồ sơ vào Chủ nhật.

Cần mang theo:

Bằng lái xe
Giấy tờ xác nhận địa chỉ mới (bản sao sổ cư dân, thẻ My Number hoặc thẻ cư trú)

Thủ tục miễn phí. Lấy bản sao sổ cư dân (住民票 / juuminhyo) khi nộp thông báo chuyển đến tại văn phòng quận giúp bước này dễ hơn.

Phương thức thay thế

Nộp chuyển đi trực tuyến qua Myna Portal

Nếu có thẻ My Number, bạn có thể nộp thông báo chuyển đi trực tuyến qua Myna Portal. Điều này loại bỏ việc đến văn phòng quận cũ. Thông báo chuyển đến tại quận mới vẫn yêu cầu đến trực tiếp.

Nộp chuyển đi qua bưu điện

Nếu không thể đến văn phòng quận cũ, bạn có thể nộp thông báo chuyển đi qua bưu điện. Tải mẫu đơn từ website quận, kèm bản sao CMND và phong bì hồi đáp. Giấy chứng nhận chuyển đi sẽ được gửi lại, có thể mất vài ngày đến một tuần.

Nộp qua người đại diện

Thành viên gia đình cùng hộ gia đình có thể nộp thay bạn. Nếu người đại diện từ hộ gia đình khác, cần giấy ủy quyền (委任状 / inin-jou). Mẫu có trên website mỗi quận. Người đại diện cũng cần mang CMND riêng.

Câu hỏi thường gặp

Bỏ lỡ thời hạn 14 ngày đăng ký địa chỉ mới thì sao?

Đăng ký địa chỉ thẻ cư trú (在留カード) trễ có thể bị phạt đến ¥200.000 theo Luật Kiểm soát Xuất nhập cảnh. Trong thực tế, phạt cho chậm trễ ngắn ít xảy ra, nhưng văn phòng quận có thể hỏi lý do. Nộp càng sớm càng tốt — đừng để chậm trễ.

Có thể làm thủ tục tại văn phòng quận bằng tiếng Anh không?

Hầu hết văn phòng quận Tokyo không có nhân viên nói tiếng Anh ở mọi quầy, nhưng nhiều nơi cung cấp hỗ trợ đa ngôn ngữ. Quận Shinjuku cung cấp phiên dịch TV bằng 12 ngôn ngữ. Quận Minato cung cấp dịch vụ gọi ba bên. Bạn cũng có thể mang theo bạn bè để phiên dịch, hoặc liên hệ trước với Tokyo Multilingual Consultation Navi (TMC Navi).

Khi chuyển nhà trong Tokyo, có cần đến cả văn phòng quận cũ và mới không?

Có. Trước tiên, nộp Thông báo chuyển đi (転出届) tại văn phòng quận cũ và nhận Giấy chứng nhận chuyển đi (転出証明書). Sau đó, nộp Thông báo chuyển đến (転入届) tại văn phòng quận mới trong vòng 14 ngày sau khi chuyển, mang theo giấy chứng nhận. Nếu chuyển trong cùng quận, bạn chỉ cần nộp Thông báo thay đổi địa chỉ (転居届) tại văn phòng quận đó.

Cần mang giấy tờ gì đến văn phòng quận?

Mang thẻ cư trú (在留カード), hộ chiếu, Giấy chứng nhận chuyển đi từ quận cũ, thẻ My Number (nếu có), thẻ bảo hiểm y tế, và sổ hưu trí. Nếu có con, mang theo giấy tờ của con nữa. Chuẩn bị đầy đủ giúp bạn hoàn thành tất cả thủ tục trong một lần đến.