A D M I N

Verhuizen naar Tokyo als buitenlander — Checklist wijkkantoor (14-dagentermijn)

Inschrijving, adreswijziging, ziektekostenverzekering, My Number — de volledige checklist voor het wijkkantoor voor buitenlanders met vereiste documenten.

Het volledige proces

Paspoort en reisdocumenten op een tafel

Wanneer je verhuist tussen de 23 speciale wijken van Tokyo, worden de wijkkantoorprocedures opgesplitst in twee fasen. Je vertelt je oude wijk “Ik vertrek” en je nieuwe wijk “Ik ben aangekomen.” Dat is de kern — maar ziektekostenverzekering, My Number-kaart en een paar andere zaken komen erbij.

Bij je oude wijkkantoor (voor de verhuizing):

Procedure	Wat het is
転出届 (tenshutsu-todoke)	Uitschrijving. Je ontvangt een uitschrijvingscertificaat (転出証明書)
Uitschrijving nationale ziektekostenverzekering	Lever je verzekeringspas in

Bij je nieuwe wijkkantoor (binnen 14 dagen na verhuizing):

Procedure	Wat het is
転入届 (tennyu-todoke)	Inschrijving
Adreswijziging verblijfskaart	Nieuw adres wordt op de achterkant van je kaart geschreven
Inschrijving nationale ziektekostenverzekering	Nieuwe verzekeringspas wordt uitgegeven
Voortzetting My Number-kaart	Vereist je 4-cijferige pincode

Het nationaal pensioen (国民年金) wordt automatisch bijgewerkt via My Number-koppeling wanneer je de inschrijving indient, volgens de Japan Pension Service. Geen aparte aanvraag nodig. Zie ziektekostenverzekering en pensioen in Japan voor details over premies en dekking.

Buiten het wijkkantoor:

Procedure	Waar	Termijn
Adreswijziging rijbewijs	Politiebureau of rijbewijscentrum	Zo snel mogelijk

Als je een Japans rijbewijs hebt, heb je een apart bezoek aan een politiebureau nodig.

Als je binnen dezelfde wijk verhuist (bijv. van het ene adres in Shibuya naar een ander in Shibuya), hoef je alleen een adreswijziging (転居届 / tenkyo-todoke) in te dienen — één formulier bij één kantoor.

Oude wijkkantoor — Het uitschrijvingscertificaat ophalen

Persoon die met een pen op papier schrijft

Twee dingen te doen bij je oude wijkkantoor: de uitschrijving indienen en je nationale ziektekostenverzekeringspas inleveren (indien ingeschreven). Duurt ongeveer 30 minuten als het niet druk is.

Wat mee te nemen (gebaseerd op de officiële pagina’s van Minato Ward en Edogawa Ward):

Verblijfskaart (在留カード / zairyu card)
Foto-ID (My Number-kaart of paspoort)
Nationale ziektekostenverzekeringspas (indien ingeschreven)

Haal het formulier op bij de balie, vul je nieuwe adres en geplande verhuisdatum in en dien het in. Je ontvangt een uitschrijvingscertificaat (転出証明書 / tenshutsu shomeisho). Zonder dit document kan je nieuwe wijkkantoor je inschrijving niet verwerken. Bewaar het goed.

Wat je bij de balie zegt:

Jij: “転出届を出したいのですが” (Tenshutsu-todoke wo dashitai no desu ga / “Ik wil een uitschrijving indienen”) Medewerker: “こちらの用紙にご記入ください” (Kochira no youshi ni gokinyuu kudasai / “Vul alstublieft dit formulier in”)

Het formulier vraagt om je naam, geboortedatum, huidig adres, nieuw adres en geplande verhuisdatum. Het is in het Japans, maar als je je adres en naam kunt schrijven, kom je erdoorheen.

Online optie: Als je een My Number-kaart hebt, kun je de uitschrijving online indienen via Myna Portal. Dit elimineert het bezoek aan je oude wijkkantoor. Je moet echter nog steeds persoonlijk je nieuwe wijkkantoor bezoeken voor de inschrijving.

Nieuwe wijkkantoor — Het hoofdevenement

Bij je nieuwe wijkkantoor zet de inschrijving een keten van gerelateerde procedures in gang. Je beweegt tussen een paar verschillende balies, maar als je alle juiste documenten meeneemt, wordt alles in één bezoek afgehandeld.

Documentenchecklist

Gebaseerd op de officiële pagina’s van Ota Ward (buitenlandse staatsburgers) en Edogawa Ward.

Document	Doel
Uitschrijvingscertificaat (転出証明書)	Vereist voor inschrijving
Verblijfskaart (在留カード)	Vereist voor adresupdate
Paspoort	ID-verificatie — soms gevraagd samen met de verblijfskaart
My Number-kaart (als je die hebt)	Voortzettingsprocedure
Uitschrijvingsbewijs NHI (indien ontvangen van oude wijk)	Voor nieuwe inschrijving
Bankrekeninggegevens (bankboekje of pas)	Bij het instellen van automatische incasso voor verzekeringspremies
Relatiebewijs (bij aansluiting bij het huishouden van een buitenlandse staatsburger)	Huwelijksakte, geboorteakte, etc. met Japanse vertaling (naam vertaler + datum vereist)

Stap voor stap bij de balie

Ga bij aankomst naar de algemene informatiebalie (総合案内 / sougou annai) en zeg:

“転入届を出したいです” (Tennyu-todoke wo dashitai desu / “Ik wil een inschrijving indienen”)

Ze verwijzen je naar de inwonersafdeling (住民課 / juumin-ka — de naam verschilt per wijk).

Stap 1: Inschrijving (転入届) Vul het formulier in, overhandig het samen met je uitschrijvingscertificaat en verblijfskaart. Het personeel schrijft je in het bevolkingsregister in.

Stap 2: Adresupdate verblijfskaart Wordt afgehandeld bij dezelfde balie als stap 1. Het personeel schrijft je nieuwe adres op de achterkant van je verblijfskaart met de hand. Volgens de voorschriften van het Immigration Services Agency wordt deze adreswijziging bij het wijkkantoor verwerkt — je hoeft niet naar de immigratiedienst.

Stap 3: Voortzetting My Number-kaart Als je een My Number-kaart hebt, word je gevraagd je 4-cijferige pincode in te voeren om de kaart te blijven gebruiken. Het digitale handtekeningcertificaat (dat met de 6-cijferige pincode, gebruikt voor e-Tax) wordt automatisch ongeldig door de adreswijziging. Als je het nodig hebt, vraag heruitgifte ter plaatse aan.

Stap 4: Inschrijving nationale ziektekostenverzekering Ga naar de verzekerings-/pensioenafdeling. Toon je verblijfskaart, My Number en uitschrijvingscertificaat. De meeste wijken sturen de nieuwe verzekeringspas later per post; sommige geven hem ter plaatse uit. Als je een werkgeversverzekering (社会保険 / shakai hoken) hebt, toon je verzekeringspas en deze stap is niet nodig.

Totale tijd: 1–2 uur als het niet druk is. Tijdens het piekverhuisseizoen (eind maart tot begin april) kan alleen het wachten al meer dan een uur duren. Op een doordeweekse ochtend buiten het piekseizoen gaan helpt.

De 14-dagenregel — Wat er gebeurt als je te laat bent

Mensen die op stoelen zitten in een kantoorwachtruimte

De 14-dagentermijn wordt gehandhaafd door twee afzonderlijke wetten, elk met een eigen sanctie.

Basiswet Bevolkingsregistratie (voor de inschrijving): Het nalaten om zonder geldige reden in te dienen kan resulteren in een boete tot ¥50.000, opgelegd door een Summiere Rechtbank. In de praktijk zijn boetes bij vertragingen van een paar weken ongewoon, maar het juridische risico bestaat.

Immigratiecontrolewet (voor de adreswijziging op de verblijfskaart): Deze weegt zwaarder. Het nalaten om te melden kan resulteren in een boete tot ¥200.000. Als je je adres niet binnen 90 dagen na binnenkomst in Japan registreert, kan dit zelfs grond zijn voor intrekking van je verblijfsstatus.

Te druk zijn om het wijkkantoor te bezoeken is begrijpelijk. Maar omdat de adreswijziging op de verblijfskaart direct gekoppeld is aan je visumstatus, is het de moeite waard dit als hoge prioriteit te behandelen. Een bijgewerkte verblijfskaart is ook nodig bij het verkrijgen van een telefoonnummer en bankrekening.

Taalondersteuning

Tweetalig stationsbord met Japanse en Engelse tekst

Wijkkantoorformulieren zijn vrijwel geheel in het Japans, en het personeel werkt over het algemeen in het Japans. Het meertalige ondersteuning in de 23 wijken van Tokyo is echter gestaag verbeterd.

Voor je bezoek: TMC Navi

De Tokyo Multilingual Consultation Navi is een gratis telefonische service van het Tokyose stadsbestuur. Je kunt vooraf vragen stellen over wijkkantoorprocedures en bevestigen welke documenten je nodig hebt.

Telefoon: 0120-142-142 (gratis)
Openingstijden: Werkdagen 10:00–16:00
Talen (14): Engels, Chinees, Koreaans, Vietnamees, Nepalees, Indonesisch, Tagalog, Thai, Portugees, Spaans, Frans, Russisch, Hindi, Eenvoudig Japans

Bij de balie van het wijkkantoor

Wijken met grote buitenlandse bevolkingen — Shinjuku, Minato, Shibuya — hebben tabletgebaseerde videotolking geïnstalleerd bij hun balies. Je maakt verbinding met een tolk via een videogesprek die het gesprek met het personeel in realtime vertaalt. Doorgaans zijn 12–13 talen beschikbaar.

Minato Ward biedt een drieweggesprekservice in 13 talen. Je kunt het direct vanaf je smartphone gebruiken.

Het niveau van meertalige ondersteuning verschilt per wijk. Controleer de website van je nieuwe wijk voordat je op bezoek gaat.

FRESC (Foreign Residents Support Center)

Een nationaal ondersteuningscentrum voor verblijfsgerelateerde vragen. Beschikbaar in 21 talen, voor alles van wijkkantoorprocedures tot juridisch advies en arbeidsadvies.

Locatie: CO・MO・RE YOTSUYA 13F, voor JR Yotsuya Station
Telefoon: 0570-011-000 (werkdagen 9:00–17:00)

Belangrijke zinnen bij de balie

Zelfs met beperkt Japans maken deze zinnen je punt duidelijk:

Bij de receptie: “引っ越しの手続きをしたいです” (Hikkoshi no tetsuzuki wo shitai desu / “Ik wil verhuisprocedures afhandelen”)

Als je niet kunt communiceren: “通訳サービスはありますか” (Tsuuyaku saabisu wa arimasu ka / “Is er een tolkservice?”)

Als je niet weet hoe je een formulier moet invullen: “書き方を教えてください” (Kakikata wo oshiete kudasai / “Kunt u me laten zien hoe ik dit moet invullen?”)

Veelvoorkomende valkuilen

Verschijnen zonder het uitschrijvingscertificaat

Het uitschrijvingscertificaat (転出証明書) wordt uitgegeven wanneer je de uitschrijving indient bij je oude wijkkantoor. Zonder dit document kan je nieuwe wijkkantoor de inschrijving niet verwerken.

Als je je uitschrijving online hebt ingediend via Myna Portal, kun je in plaats daarvan je My Number-kaart tonen. Anders moet je terug naar je oude wijkkantoor of heruitgifte per post aanvragen. De uitschrijving voor je verhuizing indienen voorkomt dit geheel.

Je pincode van de My Number-kaart vergeten

De voortzettingsprocedure van de My Number-kaart vereist je 4-cijferige pincode. Als je deze bent vergeten, kost een pincodereset bij de balie extra tijd en vereist aanvullende ID-verificatie.

Er is nog een risico: als je de voortzettingsprocedure niet binnen 90 dagen na het indienen van de inschrijving voltooit, wordt de My Number-kaart ongeldig. Heruitgifte kost tijd en geld. Het is het beste om dit dezelfde dag als je inschrijving af te handelen.

Buitenlandse documenten zonder Japanse vertaling

Als je je aansluit bij een huishouden onder leiding van een andere buitenlandse staatsburger (bijv. bij je echtgeno(o)t(e) intrekt), kan je worden gevraagd documenten te tonen die de relatie bewijzen — zoals een huwelijks- of geboorteakte uit je thuisland. Deze moeten vergezeld gaan van een Japanse vertaling met de naam van de vertaler en de datum van vertaling. Je kunt de documenten zelf vertalen, maar zonder vertaling aankomen betekent dat je het proces die dag niet kunt voltooien.

Je naam past niet in het katakana-vak

Wijkkantoorformulieren bevatten een veld om je naam in katakana te schrijven (het Japanse schrift voor buitenlandse woorden). De vakken zijn vaak klein — fysiek te klein voor veel buitenlandse namen. Als dit gebeurt, kan het personeel helpen met alternatieven zoals in de marge schrijven of op een apart vel.

Wanneer het misgaat

Situatie	Wat te doen
14-dagentermijn gemist	Dien zo snel mogelijk in. Wees bereid de reden voor de vertraging uit te leggen. Hoe langer je wacht, hoe hoger het risico
Uitschrijvingscertificaat kwijt	Neem contact op met je oude wijkkantoor en vraag heruitgifte aan. Sommige wijken handelen dit per post af
Achterkant verblijfskaart is vol (geen ruimte voor nieuw adres)	Het wijkkantoor begeleidt je bij het aanvragen van een nieuwe kaart via de immigratiedienst
Kan niet communiceren bij de balie	Bel TMC Navi (0120-142-142) en geef de telefoon aan de medewerker
Kan niet op werkdagen komen	Sommige wijken hebben één of twee keer per maand zaterdagopenstelling. Zoek naar “休日開庁” (kyuujitsu kaichou) op de website van je wijk

Adreswijziging rijbewijs

Los van het wijkkantoor, als je een Japans rijbewijs hebt, moet je het adres bijwerken bij een politiebureau of rijbewijscentrum.

Waar (binnen Tokyo):

Elk Tokyo politiebureau (werkdagen 8:30–16:30)
Rijbewijsverlengingscentra in Kanda / Shinjuku (werkdagen 8:30–16:30)
Rijbewijsexamencentra in Fuchu / Samezu / Koto (werkdagen 8:30–16:30, zondagen 8:30–12:00 / 13:00–16:30)

Als je niet op een werkdag kunt, accepteren de examencentra aanvragen op zondagen.

Wat mee te nemen:

Je rijbewijs
Een document dat je nieuwe adres bevestigt (kopie van bevolkingsregisteruittreksel, My Number-kaart of verblijfskaart)

De procedure is gratis. Een kopie van je bevolkingsregisteruittreksel (住民票 / juuminhyo) ophalen wanneer je je inschrijving bij het wijkkantoor indient, maakt deze stap makkelijker. Je hebt het bijgewerkte adres ook nodig bij het aanvragen van een creditcard in Japan.

Alternatieve methoden

Online uitschrijving via Myna Portal

Als je een My Number-kaart hebt, kun je de uitschrijving online indienen via Myna Portal. Dit elimineert het bezoek aan je oude wijkkantoor. De inschrijving bij je nieuwe wijkkantoor vereist nog steeds een persoonlijk bezoek.

Uitschrijving per post

Als je je oude wijkkantoor niet kunt bezoeken, kun je de uitschrijving per post indienen. Download het formulier van de website van je wijk, voeg een kopie van je ID en een retourenvelop bij. Het uitschrijvingscertificaat wordt teruggestuurd per post, wat enkele dagen tot een week kan duren.

Indienen via een gemachtigde

Een gezinslid in hetzelfde huishouden kan namens jou indienen. Als de gemachtigde uit een ander huishouden komt, is een volmacht (委任状 / inin-jou) vereist. Het formulier is beschikbaar op de website van elke wijk. De gemachtigde moet ook zijn/haar eigen ID meenemen.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als ik de 14-dagentermijn voor het registreren van mijn nieuwe adres mis?

Te late registratie van het adres op je verblijfskaart kan resulteren in een boete tot ¥200.000 onder de Immigratiecontrolewet. In de praktijk zijn boetes zeldzaam bij korte vertragingen, maar het wijkkantoor kan je vragen naar de reden. Dien zo snel mogelijk in — laat het niet op zijn beloop.

Kan ik wijkkantoorprocedures in het Engels afhandelen?

De meeste wijkkantoren in Tokyo hebben niet bij elke balie Engelssprekend personeel, maar veel bieden meertalige ondersteuning. Shinjuku Ward biedt TV-tolking in 12 talen. Minato Ward biedt een drieweggesprekservice. Je kunt ook een vriend meenemen om te tolken, of vooraf contact opnemen met de Tokyo Multilingual Consultation Navi (TMC Navi).

Moet ik bij verhuizing binnen Tokyo zowel het oude als het nieuwe wijkkantoor bezoeken?

Ja. Dien eerst een uitschrijving (転出届) in bij je oude wijkkantoor en ontvang een uitschrijvingscertificaat (転出証明書). Dien vervolgens een inschrijving (転入届) in bij je nieuwe wijkkantoor binnen 14 dagen na de verhuizing, met het certificaat. Als je binnen dezelfde wijk verhuist, hoef je alleen een adreswijziging (転居届) in te dienen bij dat wijkkantoor.

Welke documenten moet ik meenemen naar het wijkkantoor?

Neem je verblijfskaart (在留カード), paspoort, uitschrijvingscertificaat van je oude wijk, My Number-kaart (als je die hebt), ziektekostenverzekeringspas en pensioenboekje mee. Als je kinderen hebt, neem hun documenten ook mee. Alles klaar hebben betekent dat je alle procedures in één bezoek kunt afronden.