Verhuizen naar Tokyo als buitenlander — Checklist wijkkantoor (14-dagentermijn)

Inschrijving, adreswijziging, ziektekostenverzekering, My Number — de volledige checklist voor het wijkkantoor voor buitenlanders met vereiste documenten.

tokyo.how redactie

Over ons

Gepubliceerd 17 februari 2026 · Bijgewerkt 26 maart 2026

Advertentie

tokyo.how gebruikt affiliatelinks. Als u via deze links iets koopt, kunnen wij een commissie ontvangen zonder extra kosten voor u.

Op deze pagina

Het volledige proces

Paspoort en reisdocumenten op een tafel

Als je tussen de 23 speciale wijken van Tokyo verhuist, meld je het vertrek bij je oude wijk en de aankomst bij je nieuwe. Ook de ziektekostenverzekering, My Number-kaart en andere gegevens kunnen aanpassing vragen. Deze gids gaat vooral over verhuizingen binnen Japan. Kom je uit het buitenland, dan is er geen certificaat van een oude Japanse wijk: controleer de documentenlijst van de nieuwe wijk voor buitenlandse inwoners en registreer je binnen 14 dagen nadat je daadwerkelijk op het adres bent gaan wonen, niet vóór de verhuizing.

Bij je oude wijkkantoor (voor de verhuizing):

Procedure	Wat het is
転出届 (tenshutsu-todoke)	Uitschrijving. De gewone procedure geeft een uitschrijvingscertificaat (転出証明書); de bijzondere My Number-procedure niet
Uitschrijving nationale ziektekostenverzekering	Als je verzekerd bent, bevestig de uitschrijving en volg de instructies van je oude wijk voor een eventueel bewijs van verzekeringsrecht (資格確認書)

Bij je nieuwe wijkkantoor (binnen 14 dagen na verhuizing):

Procedure	Wat het is
転入届 (tennyu-todoke)	Inschrijving
Adreswijziging verblijfskaart	Nieuw adres wordt op de achterkant van je kaart geschreven
Inschrijving nationale ziektekostenverzekering	Schrijf je in als je ervoor in aanmerking komt en bevestig de nieuwe gegevens over verzekeringsrecht of het bewijs daarvan (資格確認書)
Voortzetting My Number-kaart	Normaal is je 4-cijferige pincode nodig; vraag naar de procedure voor een kaart met uitsluitend gezichtsherkenning

Als My Number aan het basispensioennummer is gekoppeld, is een adreswijzigingsmelding doorgaans niet nodig, volgens de Japan Pension Service. Zijn ze niet gekoppeld, vraag dan bij het pensioenkantoor, de gemeente of de werkgever welke melding nodig is, afhankelijk van je situatie. Deze vrijstelling geldt voor een adreswijziging, niet voor nieuwe deelname of een andere verzekeringscategorie. Zie ziektekostenverzekering en pensioen in Japan voor premies en dekking.

Buiten het wijkkantoor:

Procedure	Waar	Termijn
Adreswijziging rijbewijs	Politiebureau of rijbewijscentrum, tenzij de gecombineerde procedure voor bezitters van uitsluitend een MyNa-rijbewijs van toepassing is	Zo snel mogelijk

Heb je een Japans rijbewijs, controleer dan of een aparte procedure bij de politie of het rijbewijscentrum nodig is; de gecombineerde dienst voor bezitters van alleen een MyNa-rijbewijs heeft specifieke voorwaarden.

Verhuis je binnen dezelfde wijk, bijvoorbeeld tussen twee adressen in Shibuya, dien daar dan een adreswijziging (転居届 / tenkyo-todoke) in, in plaats van aparte uit- en inschrijving. Je verblijfskaart, My Number en verzekeringsgegevens moeten mogelijk nog worden bijgewerkt.

Oude wijkkantoor — Het uitschrijvingscertificaat ophalen

Persoon die met een pen op papier schrijft

Dien je uitschrijving in en, als je deelneemt aan de nationale ziektekostenverzekering, bevestig de beëindiging en wat er moet gebeuren met een eventueel bewijs van verzekeringsrecht (資格確認書). Reken op ongeveer 30 minuten als het rustig is; online- en postmogelijkheden staan hieronder.

Wat mee te nemen (gebaseerd op de officiële pagina’s van Minato Ward en Edogawa Ward):

Verblijfskaart (在留カード / zairyu card)
Foto-ID (My Number-kaart of paspoort)
Actuele documenten over je recht op nationale ziektekostenverzekering, zoals 資格確認書, als ze zijn afgegeven en de wijk erom vraagt

Haal het formulier, vul je nieuwe adres en geplande verhuisdatum in en dien het in. Bij de gewone procedure ontvang je een uitschrijvingscertificaat (転出証明書 / tenshutsu shomeisho), dat de nieuwe wijk nodig heeft. Bewaar het goed. Bij de bijzondere My Number-procedure, waaronder een daarvoor geschikte online uitschrijving, wordt geen papieren certificaat afgegeven; controleer welke procedure geldt.

Wat je bij de balie zegt:

Jij: “転出届を出したいのですが” (Tenshutsu-todoke wo dashitai no desu ga / “Ik wil een uitschrijving indienen”) Medewerker: “こちらの用紙にご記入ください” (Kochira no youshi ni gokinyuu kudasai / “Vul alstublieft dit formulier in”)

Het formulier vraagt om je naam, geboortedatum, huidig adres, nieuw adres en geplande verhuisdatum. Het is in het Japans, maar als je je adres en naam kunt schrijven, kom je erdoorheen.

Online mogelijkheid: Met de vereiste elektronische My Number-certificaten en een geschikt apparaat kun je uitschrijving via Myna Portal indienen zonder voor die melding naar het oude wijkkantoor te gaan. Andere procedures kunnen nog aandacht vragen. Inschrijving gebeurt nog steeds bij de balie van de nieuwe wijk; controleer de eisen als een lid van je huishouden of een gemachtigde langskomt.

Nieuwe wijkkantoor — Het hoofdevenement

Inschrijving bij je nieuwe wijkkantoor leidt tot samenhangende procedures bij meerdere balies. De juiste documenten voorbereiden kan herhaalbezoeken beperken, maar ontbrekende documenten, eisen aan gemachtigden of pincodes en beperkte diensten op bepaalde openingsdagen kunnen afronding op dezelfde dag verhinderen.

Documentenchecklist

Gebaseerd op de officiële pagina’s van Ota Ward (buitenlandse staatsburgers) en Edogawa Ward.

Document	Doel
Uitschrijvingscertificaat (転出証明書)	Vereist bij de gewone binnenlandse verhuisprocedure; niet bij de bijzondere My Number-procedure of eerste aankomst uit het buitenland
Verblijfskaart (在留カード) of speciaal permanent verblijfsbewijs	Neem de documenten van iedereen die verhuist mee; controleer de wijkinstructies als de verblijfskaart later wordt afgegeven
Paspoort	ID-verificatie — soms gevraagd samen met de verblijfskaart
My Number-kaart (als je die hebt)	Voortzettingsprocedure
Uitschrijvingsbewijs NHI (indien ontvangen van oude wijk)	Voor nieuwe inschrijving
Bankrekeninggegevens (bankboekje of pas)	Bij het instellen van automatische incasso voor verzekeringspremies
Relatiebewijs (bij aansluiting bij het huishouden van een buitenlandse staatsburger)	Huwelijksakte, geboorteakte, etc. met Japanse vertaling (naam vertaler + datum vereist)

Stap voor stap bij de balie

Ga bij aankomst naar de algemene informatiebalie (総合案内 / sougou annai) en zeg:

“転入届を出したいです” (Tennyu-todoke wo dashitai desu / “Ik wil een inschrijving indienen”)

Ze verwijzen je naar de inwonersafdeling (住民課 / juumin-ka — de naam verschilt per wijk).

Stap 1: Inschrijving (転入届) Vul na de daadwerkelijke verhuizing het formulier in en toon verblijfsdocumenten van alle verhuizende personen, plus het uitschrijvingscertificaat bij de gewone binnenlandse procedure of My Number-kaarten bij de bijzondere procedure. De medewerker registreert het nieuwe adres.

Stap 2: Adresupdate verblijfskaart Wordt afgehandeld bij dezelfde balie als stap 1. Het personeel schrijft je nieuwe adres op de achterkant van je verblijfskaart met de hand. Volgens de voorschriften van het Immigration Services Agency wordt deze adreswijziging bij het wijkkantoor verwerkt — je hoeft niet naar de immigratiedienst.

Stap 3: Voortzetting My Number-kaart Als je een My Number-kaart hebt, voer je normaal de 4-cijferige pincode in om deze te blijven gebruiken. Het digitale handtekeningcertificaat voor e-Tax gebruikt een alfanumeriek wachtwoord van 6–16 tekens, geen 6-cijferige pincode. Een adreswijziging maakt dit certificaat ongeldig; vraag zo nodig heruitgifte aan.

Stap 4: Inschrijving nationale ziektekostenverzekering Kom je in aanmerking voor de nationale ziektekostenverzekering, ga dan naar de verzekerings-/pensioenafdeling met de identiteits-, My Number- en verhuisdocumenten die de wijk vraagt. Traditionele verzekeringspassen worden niet meer afgegeven. Bevestig de nieuwe verzekeringsgegevens voor je My Number-verzekeringskaart of het bewijs van verzekeringsrecht (資格確認書) dat in toepasselijke gevallen wordt verstrekt. Bezorging en afgifte op dezelfde dag verschillen per wijk. Ben je via een werkgever verzekerd, ook als afhankelijk gezinslid, schrijf je dan niet voor dezelfde periode in bij de nationale ziektekostenverzekering; meld de adreswijziging bij de werkgever/verzekeraar.

Totale tijd: 1–2 uur als het niet druk is. Tijdens het piekverhuisseizoen (eind maart tot begin april) kan alleen het wachten al meer dan een uur duren. Op een doordeweekse ochtend buiten het piekseizoen gaan helpt.

Zodra je klaar bent met de inschrijvingsprocedures, is afvalscheiding een van de eerste praktische dingen om te regelen — de regels verschillen per wijk en worden streng gehandhaafd. Onze gids voor afvalscheiding en afvalinzameling in Tokio legt uit hoe je inzamelschema’s kunt lezen, je afval correct kunt scheiden en veelgemaakte fouten van nieuwe bewoners kunt vermijden.

De 14-dagenregel — Wat er gebeurt als je te laat bent

Mensen die op stoelen zitten in een kantoorwachtruimte

De 14-dagentermijn wordt gehandhaafd door twee afzonderlijke wetten, elk met een eigen sanctie.

Basiswet Bevolkingsregistratie (inschrijving): Niet melden zonder geldige reden kan leiden tot een bestuurlijke sanctie van maximaal ¥50.000, die geen strafrechtelijke straf is. Reken er niet op dat een korte vertraging wordt genegeerd.

Immigratiecontrolewet (adresregistratie van de verblijfskaart): Niet melden kan leiden tot een boete van maximaal ¥200.000. Bij middellang of langdurig verblijf kan het zonder geldige reden niet melden van een adres binnen 90 dagen na de toestemming die deze status voor het eerst vestigt, of van een nieuw adres binnen 90 dagen na vertrek van het geregistreerde adres, grond zijn voor intrekking van de verblijfsstatus. Dit is geen automatisch gevolg van elke te late melding.

Te druk zijn om het wijkkantoor te bezoeken is begrijpelijk. Maar omdat de adreswijziging op de verblijfskaart direct gekoppeld is aan je visumstatus, is het de moeite waard dit als hoge prioriteit te behandelen. Een bijgewerkte verblijfskaart is ook nodig bij het verkrijgen van een telefoonnummer en bankrekening.

Taalondersteuning

Tweetalig stationsbord met Japanse en Engelse tekst

Wijkkantoorformulieren zijn vrijwel geheel in het Japans, en het personeel werkt over het algemeen in het Japans. Het meertalige ondersteuning in de 23 wijken van Tokyo is echter gestaag verbeterd.

Voor je bezoek: TMC Navi

De Tokyo Multilingual Consultation Navi is een gratis telefoondienst van de Tokyo Tsunagari Foundation. Je kunt vooraf vragen stellen over wijkkantoorprocedures en de benodigde documenten bevestigen.

Telefoon: 0120-142-142 (gratis)
Openingstijden: Werkdagen 10:00–16:00, behalve feestdagen en de sluiting rond de jaarwisseling
Talen (14): Engels, Chinees, Koreaans, Vietnamees, Nepalees, Indonesisch, Tagalog, Thai, Portugees, Spaans, Frans, Russisch, Hindi, Eenvoudig Japans

Bij de balie van het wijkkantoor

Sommige wijkkantoren bieden videotolken via tablets, zoals Shinjuku. Een tolk vertaalt het gesprek met de medewerker in realtime. Shinjuku vermeldt 18 talen: 16 met taalafhankelijke begintijden op werkdagen en Oekraïens/Bengaals na voorafgaande reservering. Er zijn maar beperkt apparaten, dus beschikbaarheid bij elke balie op elk tijdstip is niet gegarandeerd.

Minato Ward biedt een drieweggesprekservice in 13 talen. Je kunt het direct vanaf je smartphone gebruiken.

Het niveau van meertalige ondersteuning verschilt per wijk. Controleer de website van je nieuwe wijk voordat je op bezoek gaat.

FRESC (Foreign Residents Support Center)

Een nationaal ondersteuningscentrum met meerdere instanties voor verblijfs-, juridische en werkvragen. Talen, afspraken en adviesvormen verschillen per instantie. De geadverteerde dienst in 21 talen betreft telefonisch afspraken maken bij het immigratieadvieskantoor van Tokyo, niet alle FRESC-diensten.

Locatie: CO・MO・RE YOTSUYA 13F, voor JR Yotsuya Station
Telefoon: 0570-011-000 (werkdagen 9:00–17:00, behalve feestdagen en 29 december–3 januari)

Belangrijke zinnen bij de balie

Zelfs met beperkt Japans maken deze zinnen je punt duidelijk:

Bij de receptie: “引っ越しの手続きをしたいです” (Hikkoshi no tetsuzuki wo shitai desu / “Ik wil verhuisprocedures afhandelen”)

Als je niet kunt communiceren: “通訳サービスはありますか” (Tsuuyaku saabisu wa arimasu ka / “Is er een tolkservice?”)

Als je niet weet hoe je een formulier moet invullen: “書き方を教えてください” (Kakikata wo oshiete kudasai / “Kunt u me laten zien hoe ik dit moet invullen?”)

Veelvoorkomende valkuilen

Verschijnen zonder het uitschrijvingscertificaat

Bij de gewone binnenlandse verhuisprocedure heeft de nieuwe wijk het uitschrijvingscertificaat (転出証明書) van de oude gemeente nodig. Eerste aankomst uit het buitenland en bijzondere My Number-verhuizingen die aan de voorwaarden voldoen, hebben andere procedures.

De bijzondere My Number-procedure kan via Myna Portal of bij de balie van je oude wijk worden geregeld; neem de vereiste My Number-kaarten en pincodes mee in plaats van een papieren certificaat. Gebruikte je de gewone procedure en ben je het certificaat kwijt, vraag de oude wijk dan naar heruitgifte, ook per post. Rond de vereiste uitschrijvingsprocedure af voordat je je bij de nieuwe wijk meldt.

Je pincode van de My Number-kaart vergeten

Voortzetting van een standaard My Number-kaart vereist de 4-cijferige pincode. Als je die bent vergeten, vereist een reset extra identiteitscontroles en kan afronding op dezelfde dag onmogelijk zijn, vooral via een gemachtigde. Een kaart met alleen gezichtsherkenning heeft een andere procedure; vraag de wijk ernaar.

Er zijn meerdere termijnen: voortzetting van de My Number-kaart moet binnen 90 dagen na het indienen van de inschrijving worden afgerond. Te late inschrijving kan de kaart eerder ongeldig maken: meld je binnen 14 dagen na de daadwerkelijke verhuizing én binnen 30 dagen na de opgegeven geplande vertrekdatum. De voortzettingstermijn van 90 dagen verlengt die meldingstermijnen niet. Regel de voortzetting indien mogelijk tegelijk met de inschrijving.

Buitenlandse documenten zonder Japanse vertaling

Als je je aansluit bij een huishouden onder leiding van een andere buitenlandse staatsburger (bijv. bij je echtgeno(o)t(e) intrekt), kan je worden gevraagd documenten te tonen die de relatie bewijzen — zoals een huwelijks- of geboorteakte uit je thuisland. Deze moeten vergezeld gaan van een Japanse vertaling met de naam van de vertaler en de datum van vertaling. Je kunt de documenten zelf vertalen, maar zonder vertaling aankomen betekent dat je het proces die dag niet kunt voltooien.

Je naam past niet in het katakana-vak

Wijkkantoorformulieren bevatten een veld om je naam in katakana te schrijven (het Japanse schrift voor buitenlandse woorden). De vakken zijn vaak klein — fysiek te klein voor veel buitenlandse namen. Als dit gebeurt, kan het personeel helpen met alternatieven zoals in de marge schrijven of op een apart vel.

Wanneer het misgaat

Situatie	Wat te doen
14-dagentermijn gemist	Dien zo snel mogelijk in. Wees bereid de reden voor de vertraging uit te leggen. Hoe langer je wacht, hoe hoger het risico
Uitschrijvingscertificaat kwijt	Neem contact op met je oude wijkkantoor en vraag heruitgifte aan. Sommige wijken handelen dit per post af
Achterkant verblijfskaart is vol (geen ruimte voor nieuw adres)	Het wijkkantoor begeleidt je bij het aanvragen van een nieuwe kaart via de immigratiedienst
Kan niet communiceren bij de balie	Vraag de medewerker een telefonische tolk via TMC Navi aan te vragen (0120-142-142, werkdagen 10:00–16:00 behalve feestdagen/jaarwisselingssluiting); beschikbaarheid hangt af van het verzoek
Kan niet op werkdagen komen	Sommige wijken hebben één of twee keer per maand zaterdagopenstelling. Zoek naar “休日開庁” (kyuujitsu kaichou) op de website van je wijk

Adreswijziging rijbewijs

Controleer voor een Japans rijbewijs de adreswijzigingsprocedure van de politie van Tokyo. Een aparte politiemelding is alleen overbodig als je uitsluitend een MyNa-rijbewijs hebt en het vereiste handtekeningcertificaat hebt ingediend en de Myna Portal-koppeling voor de gecombineerde dienst hebt voltooid. Als je ook een traditioneel rijbewijs behoudt, geldt die vrijstelling niet.

Waar (binnen Tokyo):

Elk Tokyo politiebureau (werkdagen 8:30–16:30)
Rijbewijsverlengingscentra in Kanda / Shinjuku (werkdagen 8:30–16:30)
Rijbewijsexamencentra in Fuchu / Samezu / Koto (werkdagen 8:30–16:30, zondagen 8:30–12:00 / 13:00–16:30)

Examencentra verwerken adreswijzigingen op zondag, maar zijn gesloten op feestdagen en van 29 december tot 3 januari. Politiebureaus en verlengingscentra zijn ook in het weekend gesloten; controleer dit vóór je bezoek.

Wat mee te nemen:

Voor een buitenlandse inwoner onder het bevolkingsregistratiestelsel met een traditioneel rijbewijs: het rijbewijs plus één van de volgende documenten — verblijfskaart, speciaal permanent verblijfsbewijs of officieel bevolkingsregisteruittreksel met de vereiste gegevens (afgegeven in de afgelopen zes maanden; een fotokopie wordt niet geaccepteerd)
Voor een MyNa-rijbewijsprocedure: het MyNa-rijbewijs plus het traditionele rijbewijs als je dat ook hebt; werk eerst het My Number-kaartadres bij de gemeente bij

De adreswijziging is gratis. Gebruik je een bevolkingsregisteruittreksel (住民票 / juuminhyo), vraag dan bij de aanvraag op het wijkkantoor welke gegevens erop moeten staan. Documenten hangen af van nationaliteit en rijbewijsformaat; een gewone My Number-kaart wordt niet genoemd als vervanging van de verblijfsdocumenten voor buitenlandse bezitters van traditionele rijbewijzen. Je hebt het nieuwe adres ook nodig bij de aanvraag van een creditcard in Japan.

Alternatieve methoden

Online uitschrijving via Myna Portal

Met geldige elektronische My Number-certificaten en een geschikt apparaat kun je uitschrijving via Myna Portal indienen. Zo vermijd je voor die melding het oude wijkkantoor, maar rond je niet automatisch alle verzekerings- en andere procedures af. Inschrijving vereist nog steeds afhandeling bij de nieuwe wijkbalie, met de vereiste kaarten/documenten en eventuele machtiging voor een vertegenwoordiger.

Uitschrijving per post

Als je je oude wijkkantoor niet kunt bezoeken, kun je de uitschrijving per post indienen. Download het formulier van de website van je wijk, voeg een kopie van je ID en een retourenvelop bij. Het uitschrijvingscertificaat wordt teruggestuurd per post, wat enkele dagen tot een week kan duren.

Indienen via een gemachtigde

Een gezinslid in hetzelfde huishouden kan namens jou indienen. Als de gemachtigde uit een ander huishouden komt, is een volmacht (委任状 / inin-jou) vereist. Het formulier is beschikbaar op de website van elke wijk. De gemachtigde moet ook zijn/haar eigen ID meenemen.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als ik de 14-dagentermijn voor het registreren van mijn nieuwe adres mis?

Te late registratie van het adres op je verblijfskaart kan leiden tot een boete van maximaal ¥200.000 onder de Immigratiecontrolewet. Meld je zo snel mogelijk en leg de reden voor de vertraging uit; ga er niet van uit dat een korte vertraging vrijstelling van sancties geeft.

Kan ik wijkkantoorprocedures in het Engels afhandelen?

Veel wijkkantoren in Tokyo bieden meertalige hulp, maar niet bij elke balie of op elk tijdstip. Shinjuku vermeldt videotolken in 18 talen, waaronder Oekraïens en Bengaals op afspraak vooraf; de begintijden verschillen per taal. Minato biedt een telefonisch driegesprek. Je kunt ook een vriend laten tolken of vooraf TMC Navi benaderen.

Moet ik bij verhuizing binnen Tokyo zowel het oude als het nieuwe wijkkantoor bezoeken?

Je moet beide gemeenten informeren, maar hoeft niet noodzakelijk beide te bezoeken. Uitschrijving kan bij het oude wijkkantoor, per post of via Myna Portal als je aan de voorwaarden voldoet. Bij de gewone procedure gebruik je een uitschrijvingscertificaat; bij de bijzondere My Number-procedure wordt geen papieren certificaat afgegeven. Schrijf je binnen 14 dagen na de daadwerkelijke verhuizing in bij de balie van de nieuwe wijk en neem de documenten voor jouw procedure mee. Binnen dezelfde wijk gebruik je een adreswijzigingsmelding (転居届).

Welke documenten moet ik meenemen naar het wijkkantoor?

Neem de verblijfskaarten of speciale permanente verblijfsbewijzen van alle verhuizende personen mee, eventuele My Number-kaarten en een uitschrijvingscertificaat bij de gewone binnenlandse verhuisprocedure. Afhankelijk van je situatie kunnen ook een paspoort, bewijs van familieband met Japanse vertaling, actuele verzekeringsdocumenten en bewijs van je pensioennummer nodig zijn. Wie voor het eerst uit het buitenland aankomt, heeft geen certificaat van een oude Japanse wijk. Controleer de lijst van het nieuwe wijkkantoor; afronding in één bezoek is niet gegarandeerd.