বিদেশি হিসেবে টোকিওতে স্থানান্তর — ওয়ার্ড অফিস চেকলিস্ট (১৪ দিনের সময়সীমা)

বাসস্থান নিবন্ধন, ঠিকানা পরিবর্তন, স্বাস্থ্য বীমা, My Number — বিদেশিদের জন্য প্রয়োজনীয় নথিসহ সম্পূর্ণ ওয়ার্ড অফিস চেকলিস্ট।

tokyo.how সম্পাদকীয় দল

আমাদের সম্পর্কে

প্রকাশিত ১৭ ফেব্রুয়ারি, ২০২৬ · আপডেট ২৬ মার্চ, ২০২৬

বিজ্ঞাপন

tokyo.how অ্যাফিলিয়েট লিংক ব্যবহার করে। এসব লিংকের মাধ্যমে কেনাকাটা করলে আমরা কমিশন পেতে পারি, তবে আপনার কোনো অতিরিক্ত খরচ হবে না।

এই পাতায়

সম্পূর্ণ প্রক্রিয়া

টেবিলে পাসপোর্ট এবং ভ্রমণ নথি

টোকিওর ২৩টি বিশেষ ওয়ার্ডের একটির থেকে অন্যটিতে গেলে পুরোনো ওয়ার্ডকে চলে যাওয়ার ও নতুন ওয়ার্ডকে এসে থাকার কথা জানাতে হয়। স্বাস্থ্য বীমা, My Number কার্ড ও অন্যান্য তথ্যও হালনাগাদ করতে হতে পারে। এই নির্দেশিকা মূলত জাপানের মধ্যে বাসা বদল নিয়ে। বিদেশ থেকে এলে পুরোনো জাপানি ওয়ার্ডের সনদ থাকে না; নতুন ওয়ার্ডের বিদেশি বাসিন্দাদের জন্য দেওয়া তালিকা দেখুন এবং প্রকৃত ঠিকানায় বসবাস শুরু করার ১৪ দিনের মধ্যে নিবন্ধন করুন, সেখানে ওঠার আগে নয়।

আপনার পুরানো ওয়ার্ড অফিসে (স্থানান্তরের আগে):

পদ্ধতি	এটি কী
転出届 (tenshutsu-todoke)	এলাকা ছাড়ার বিজ্ঞপ্তি। সাধারণ প্রক্রিয়ায় এলাকা ছাড়ার সনদপত্র (転出証明書) দেওয়া হয়; My Number-এর বিশেষ প্রক্রিয়ায় দেওয়া হয় না
জাতীয় স্বাস্থ্য বীমার নিবন্ধন বাতিল	নিবন্ধিত থাকলে সদস্যপদ শেষ হওয়া নিশ্চিত করুন এবং যোগ্যতা নিশ্চিতকরণ নথি (資格確認書) থাকলে সে সম্পর্কে পুরোনো ওয়ার্ডের নির্দেশনা অনুসরণ করুন

আপনার নতুন ওয়ার্ড অফিসে (স্থানান্তরের ১৪ দিনের মধ্যে):

পদ্ধতি	এটি কী
転入届 (tennyu-todoke)	নতুন এলাকায় বসবাসের বিজ্ঞপ্তি
রেসিডেন্স কার্ডে ঠিকানা পরিবর্তন	আপনার কার্ডের পিছনে নতুন ঠিকানা লেখা হয়
জাতীয় স্বাস্থ্য বীমায় নিবন্ধন	যোগ্য হলে নিবন্ধন করুন এবং নতুন বীমার যোগ্যতার তথ্য বা যোগ্যতা নিশ্চিতকরণ নথি (資格確認書) যাচাই করুন
My Number কার্ডের ব্যবহার চালু রাখা	সাধারণত ৪ অঙ্কের PIN লাগে; শুধু মুখ শনাক্তকরণে ব্যবহৃত কার্ডের প্রক্রিয়া সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন

যাঁদের My Number ও মূল পেনশন নম্বর যুক্ত আছে, তাঁদের সাধারণত ঠিকানা পরিবর্তনের বিজ্ঞপ্তি দিতে হয় না—জাপান পেনশন সার্ভিসের নির্দেশনা অনুযায়ী। নম্বর দুটি যুক্ত না থাকলে পরিস্থিতি অনুযায়ী পেনশন অফিস, পৌর প্রশাসন বা নিয়োগকর্তার কাছে প্রয়োজনীয় দাখিল সম্পর্কে জানুন। এই ছাড় শুধু ঠিকানা পরিবর্তনের জন্য, নতুন নিবন্ধন বা বীমাভুক্ত ব্যক্তির বিভাগ পরিবর্তনের জন্য নয়। প্রিমিয়াম ও সুবিধা জানতে জাপানে স্বাস্থ্য বীমা ও পেনশন দেখুন।

ওয়ার্ড অফিসের বাইরে:

পদ্ধতি	কোথায়	সময়সীমা
ড্রাইভিং লাইসেন্সে ঠিকানা পরিবর্তন	পুলিশ স্টেশন বা লাইসেন্স কেন্দ্র; তবে শুধু MyNa লাইসেন্সধারীর যোগ্য ওয়ান-স্টপ ব্যবস্থা থাকলে ব্যতিক্রম	যত তাড়াতাড়ি সম্ভব

জাপানি ড্রাইভিং লাইসেন্স থাকলে পুলিশ বা লাইসেন্স কেন্দ্রে আলাদা প্রক্রিয়া দরকার কি না দেখুন; শুধু MyNa লাইসেন্সধারীর ওয়ান-স্টপ সেবার নির্দিষ্ট শর্ত আছে।

আপনি একই ওয়ার্ডের মধ্যে বাসা বদল করলে—যেমন Shibuya-র এক ঠিকানা থেকে আরেকটিতে—এলাকা ছাড়ার ও নতুন এলাকায় বসবাসের দুটি বিজ্ঞপ্তির বদলে ওই ওয়ার্ডে ঠিকানা পরিবর্তনের বিজ্ঞপ্তি (転居届 / tenkyo-todoke) দিন। রেসিডেন্স কার্ড, My Number ও বীমার তথ্য হালনাগাদ করা তখনও লাগতে পারে।

পুরানো ওয়ার্ড অফিস — এলাকা ছাড়ার সনদপত্র সংগ্রহ

কলম দিয়ে কাগজে লিখছেন একজন ব্যক্তি

এলাকা ছাড়ার বিজ্ঞপ্তি দিন এবং জাতীয় স্বাস্থ্য বীমায় নিবন্ধিত থাকলে সদস্যপদ শেষ হওয়া ও যোগ্যতা নিশ্চিতকরণ নথি (資格確認書) থাকলে সেটি নিয়ে করণীয় যাচাই করুন। ভিড় না থাকলে প্রায় ৩০ মিনিট ধরুন; অনলাইন ও ডাকযোগের বিকল্প নিচে ব্যাখ্যা করা আছে।

কী নিয়ে যাবেন (মিনাতো ওয়ার্ড এবং এদোগাওয়া ওয়ার্ড-এর সরকারি পৃষ্ঠা অনুসারে):

রেসিডেন্স কার্ড (在留カード / zairyu card)
ফটো আইডি (My Number কার্ড বা পাসপোর্ট)
বর্তমান NHI যোগ্যতার নথি, যেমন 資格確認書—ইস্যু হয়ে থাকলে এবং ওয়ার্ড চাইলে

ফর্ম নিয়ে নতুন ঠিকানা ও পরিকল্পিত বাসা বদলের তারিখ লিখে জমা দিন। সাধারণ প্রক্রিয়ায় একটি এলাকা ছাড়ার সনদপত্র (転出証明書 / tenshutsu shomeisho) পাবেন, যা নতুন ওয়ার্ডের দরকার হয়। সেটি নিরাপদে রাখুন। যোগ্য অনলাইন আবেদনসহ My Number-এর বিশেষ প্রক্রিয়া ব্যবহার করলে কাগজের সনদ দেওয়া হয় না; কোন প্রক্রিয়া আপনার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য নিশ্চিত করুন।

কাউন্টারে কী বলবেন:

আপনি: “転出届を出したいのですが” (Tenshutsu-todoke wo dashitai no desu ga / “আমি এলাকা ছাড়ার বিজ্ঞপ্তি দাখিল করতে চাই”) কর্মী: “こちらの用紙にご記入ください” (Kochira no youshi ni gokinyuu kudasai / “অনুগ্রহ করে এই ফর্মটি পূরণ করুন”)

ফর্মে আপনার নাম, জন্ম তারিখ, বর্তমান ঠিকানা, নতুন ঠিকানা এবং পরিকল্পিত স্থানান্তর তারিখ জানতে চাওয়া হয়। এটি জাপানি ভাষায়, তবে আপনি যদি আপনার ঠিকানা ও নাম লিখতে পারেন, তাহলে পেরে যাবেন।

অনলাইন বিকল্প: প্রয়োজনীয় My Number ইলেকট্রনিক সনদ ও সামঞ্জস্যপূর্ণ ডিভাইস থাকলে Myna Portal-এ এলাকা ছাড়ার বিজ্ঞপ্তি দিতে পারেন, যার জন্য পুরোনো ওয়ার্ডে যেতে হবে না। অন্য কাজ তখনও বাকি থাকতে পারে। নতুন এলাকায় বসবাসের বিজ্ঞপ্তি এখনও নতুন ওয়ার্ডের কাউন্টারেই দিতে হয়; পরিবারের সদস্য বা প্রতিনিধি গেলে প্রয়োজনীয় শর্ত দেখুন।

নতুন ওয়ার্ড অফিস — মূল কাজ

নতুন ওয়ার্ডে বসবাসের নিবন্ধনের সঙ্গে কয়েকটি কাউন্টারে সংশ্লিষ্ট কাজ করতে হয়। প্রয়োজনীয় নথি প্রস্তুত রাখলে বারবার যাওয়া কমতে পারে, তবে নথির ঘাটতি, প্রতিনিধি বা PIN-এর শর্ত, কিংবা নির্দিষ্ট খোলা দিনে সীমিত সেবার কারণে একই দিনে সব শেষ নাও হতে পারে।

নথি চেকলিস্ট

ওতা ওয়ার্ড (বিদেশি নাগরিক) এবং এদোগাওয়া ওয়ার্ড-এর সরকারি পৃষ্ঠা অনুসারে।

নথি	উদ্দেশ্য
এলাকা ছাড়ার সনদপত্র (転出証明書)	দেশের মধ্যে স্থানান্তরের সাধারণ প্রক্রিয়ায় লাগে; My Number-এর বিশেষ প্রক্রিয়া বা বিদেশ থেকে প্রথম আগমনে লাগে না
রেসিডেন্স কার্ড (在留カード) বা বিশেষ স্থায়ী বাসিন্দার সনদ	স্থানান্তরকারী সবার নথি নিন; রেসিডেন্স কার্ড পরে ইস্যু হলে ওয়ার্ডের নির্দেশনা দেখুন
পাসপোর্ট	পরিচয় যাচাই — কখনো কখনো রেসিডেন্স কার্ডের সাথে চাওয়া হয়
My Number কার্ড (থাকলে)	ব্যবহার চালু রাখার প্রক্রিয়া
NHI নিবন্ধন বাতিলের প্রমাণ (পুরানো ওয়ার্ড থেকে পেলে)	নতুন নিবন্ধনের জন্য
ব্যাংক অ্যাকাউন্টের তথ্য (পাসবুক বা কার্ড)	বীমা প্রিমিয়ামের স্বয়ংক্রিয় পেমেন্ট সেট আপ করলে
সম্পর্কের প্রমাণ (বিদেশি নাগরিকের পরিবারে যোগ দিলে)	বিবাহ সনদপত্র, জন্ম সনদপত্র ইত্যাদি জাপানি অনুবাদসহ (অনুবাদকের নাম + তারিখ প্রয়োজন)

কাউন্টারে ধাপে ধাপে

আপনি পৌঁছালে, সাধারণ তথ্য ডেস্কে (総合案内 / sougou annai) যান এবং বলুন:

“転入届を出したいです” (Tennyu-todoke wo dashitai desu / “আমি নতুন এলাকায় বসবাসের বিজ্ঞপ্তি দাখিল করতে চাই”)

তারা আপনাকে বাসিন্দা বিভাগে (住民課 / juumin-ka — ওয়ার্ড অনুসারে নাম ভিন্ন হয়) পাঠাবেন।

ধাপ ১: নতুন এলাকায় বসবাসের বিজ্ঞপ্তি (転入届) বাস্তবে নতুন ঠিকানায় ওঠার পর ফর্ম পূরণ করে স্থানান্তরকারী সবার বসবাসের নথি দেখান। দেশের মধ্যে স্থানান্তরের সাধারণ প্রক্রিয়ায় এলাকা ছাড়ার সনদ, আর বিশেষ প্রক্রিয়ায় My Number কার্ড সঙ্গে দিন। কর্মী নতুন ঠিকানা নিবন্ধন করেন।

ধাপ ২: রেসিডেন্স কার্ডে ঠিকানা আপডেট ধাপ ১-এর একই কাউন্টারে হয়। কর্মী আপনার রেসিডেন্স কার্ডের পিছনে হাতে নতুন ঠিকানা লেখেন। অভিবাসন সেবা সংস্থার বিধি অনুসারে, এই ঠিকানা পরিবর্তন ওয়ার্ড অফিসে প্রক্রিয়া করা হয় — আপনাকে ইমিগ্রেশনে যেতে হবে না।

ধাপ ৩: My Number কার্ডের ব্যবহার চালু রাখা My Number কার্ড থাকলে সাধারণত ব্যবহার চালু রাখতে ৪ অঙ্কের PIN দিতে হয়। e-Tax-এ ব্যবহৃত স্বাক্ষরের ডিজিটাল সনদের পাসওয়ার্ড অক্ষর ও সংখ্যা মিলিয়ে ৬–১৬টি চিহ্নের, ৬ অঙ্কের PIN নয়। ঠিকানা পরিবর্তনে ওই স্বাক্ষরের সনদ বাতিল হয়; দরকার হলে পুনরায় ইস্যুর অনুরোধ করুন।

ধাপ ৪: জাতীয় স্বাস্থ্য বীমায় নিবন্ধন NHI-এর জন্য যোগ্য হলে ওয়ার্ডের চাওয়া পরিচয়, My Number ও স্থানান্তরের নথি নিয়ে বীমা/পেনশন বিভাগে যান। পুরোনো ধরনের বীমা কার্ড আর ইস্যু হয় না। আপনার My Number স্বাস্থ্য বীমা কার্ডের নতুন যোগ্যতার তথ্য অথবা প্রযোজ্য ক্ষেত্রে দেওয়া যোগ্যতা নিশ্চিতকরণ নথি (資格確認書) যাচাই করুন। ডাকযোগে পাঠানো বা একই দিনে ইস্যুর সুযোগ ওয়ার্ডভেদে আলাদা। নিয়োগকর্তার বীমায় নিজের বা নির্ভরশীল সদস্যের পরিচয়ে অন্তর্ভুক্ত থাকলে একই সময়ের জন্য NHI-তে যোগ দেবেন না; নিয়োগকর্তা বা বীমাকারীকে ঠিকানা পরিবর্তনের কথা জানান।

মোট সময়: ব্যস্ত না থাকলে ১–২ ঘণ্টা। স্থানান্তরের ব্যস্ত মৌসুমে (মার্চের শেষ থেকে এপ্রিলের শুরু পর্যন্ত) শুধু অপেক্ষাতেই এক ঘণ্টার বেশি লাগতে পারে। ব্যস্ত মৌসুমের বাইরে কর্মদিবসের সকালে যাওয়া সাহায্য করে।

স্থানান্তরের পদ্ধতি শেষ হলে, প্রথম যে ব্যবহারিক বিষয়গুলো গুছিয়ে নিতে হবে তার মধ্যে একটি হলো আবর্জনা সংগ্রহ — নিয়মগুলো ওয়ার্ড অনুযায়ী ভিন্ন এবং কঠোরভাবে প্রয়োগ করা হয়। আমাদের টোকিওতে আবর্জনা বাছাই ও সংগ্রহের নিয়মকানুন ব্যাখ্যা করে কীভাবে সংগ্রহের সময়সূচি পড়বেন, সঠিকভাবে আবর্জনা আলাদা করবেন এবং নতুন বাসিন্দাদের সাধারণ ভুলগুলো এড়াবেন।

১৪ দিনের নিয়ম — দেরি হলে কী হয়

অফিসের ওয়েটিং এরিয়ায় চেয়ারে বসে থাকা মানুষ

১৪ দিনের সময়সীমা দুটি পৃথক আইন দ্বারা প্রয়োগ করা হয়, প্রত্যেকটির নিজস্ব শাস্তি রয়েছে।

মৌলিক বাসিন্দা নিবন্ধন আইন (নতুন এলাকায় বসবাসের নিবন্ধনের জন্য): যথাযথ কারণ ছাড়া বিজ্ঞপ্তি না দিলে সর্বোচ্চ ¥৫০,০০০ অ-ফৌজদারি প্রশাসনিক জরিমানা হতে পারে। সামান্য দেরি উপেক্ষা করা হবে, এর ওপর নির্ভর করবেন না।

অভিবাসন নিয়ন্ত্রণ আইন (রেসিডেন্স কার্ডের ঠিকানা নিবন্ধনের জন্য): না জানালে সর্বোচ্চ ¥২,০০,০০০ জরিমানা হতে পারে। মধ্যম থেকে দীর্ঘমেয়াদি বাসিন্দার ক্ষেত্রে, যথাযথ কারণ ছাড়া প্রথমবার ওই মর্যাদা প্রদানকারী অনুমতির ৯০ দিনের মধ্যে ঠিকানা না জানানো, অথবা নিবন্ধিত ঠিকানা ছাড়ার ৯০ দিনের মধ্যে নতুন ঠিকানা না জানানো বসবাসের অনুমোদিত মর্যাদা বাতিলের কারণ হতে পারে। প্রতিটি বিলম্বের স্বয়ংক্রিয় ফল এটি নয়।

ওয়ার্ড অফিসে যেতে খুব ব্যস্ত থাকা বোধগম্য। তবে রেসিডেন্স কার্ডের ঠিকানা পরিবর্তন সরাসরি আপনার ভিসার স্ট্যাটাসের সাথে সম্পর্কিত হওয়ায়, এটিকে উচ্চ অগ্রাধিকার হিসেবে বিবেচনা করা উচিত। আপডেটেড রেসিডেন্স কার্ড ফোন নম্বর ও ব্যাংক অ্যাকাউন্ট পেতেও প্রয়োজন।

ভাষা সহায়তা

জাপানি ও ইংরেজি টেক্সটসহ দ্বিভাষিক স্টেশন সাইন

ওয়ার্ড অফিসের ফর্মগুলো প্রায় সম্পূর্ণ জাপানি ভাষায় এবং কর্মীরা সাধারণত জাপানি ভাষায় কাজ করেন। তবে, টোকিওর ২৩ ওয়ার্ড জুড়ে বহুভাষিক সহায়তা ক্রমাগত উন্নতি হচ্ছে।

ভিজিটের আগে: TMC Navi

Tokyo Multilingual Consultation Navi হলো Tokyo Tsunagari Foundation পরিচালিত বিনামূল্যের ফোনসেবা। আগে থেকে ওয়ার্ড অফিসের কাজ সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করে প্রয়োজনীয় নথি নিশ্চিত করতে পারেন।

ফোন: 0120-142-142 (টোল-ফ্রি)
সময়: কর্মদিবসে 10:00–16:00; সরকারি ছুটি ও বছরশেষ/নববর্ষের বন্ধের সময় বাদে
ভাষা (১৪): ইংরেজি, চীনা, কোরীয়, ভিয়েতনামি, নেপালি, ইন্দোনেশীয়, তাগালোগ, থাই, পর্তুগিজ, স্প্যানিশ, ফরাসি, রুশ, হিন্দি, সরল জাপানি

ওয়ার্ড অফিস কাউন্টারে

কিছু ওয়ার্ডে ট্যাবলেটের মাধ্যমে ভিডিও দোভাষী সেবা আছে, যেমন Shinjuku-তে। দোভাষী কর্মীর সঙ্গে কথোপকথন সরাসরি অনুবাদ করেন। Shinjuku-তে ১৮ ভাষার তালিকা আছে: ১৬টির জন্য কর্মদিবসে ভাষাভেদে আলাদা শুরুর সময়, আর ইউক্রেনীয় ও বাংলার জন্য আগাম বুকিং লাগে। ডিভাইস সীমিত, তাই সব কাউন্টারে বা সব সময় সেবা নিশ্চিত নয়।

মিনাতো ওয়ার্ড ১৩টি ভাষায় ত্রিপক্ষীয় ফোন কল সেবা প্রদান করে। আপনি সরাসরি আপনার স্মার্টফোন থেকে এটি ব্যবহার করতে পারেন।

বহুভাষিক সহায়তার মাত্রা ওয়ার্ডভেদে ভিন্ন হয়। ভিজিটের আগে আপনার নতুন ওয়ার্ডের ওয়েবসাইট পরীক্ষা করুন।

FRESC (বিদেশি বাসিন্দা সহায়তা কেন্দ্র)

বসবাসের মর্যাদা, আইনি ও কর্মসংস্থান বিষয়ক প্রশ্ন নিয়ে একাধিক সংস্থা কাজ করে এমন একটি জাতীয় সহায়তা কেন্দ্র। ভাষা, বুকিং ও পরামর্শের পদ্ধতি সংস্থাভেদে আলাদা। বিজ্ঞাপিত ২১ ভাষার সেবা হলো Tokyo-র অভিবাসন পরামর্শ অফিসে ফোনে সময় বুক করার জন্য; FRESC-এর প্রতিটি সেবার জন্য নয়।

অবস্থান: CO・MO・RE YOTSUYA 13F, JR Yotsuya স্টেশনের সামনে
ফোন: 0570-011-000 (কর্মদিবসে 9:00–17:00; সরকারি ছুটি ও ২৯ ডিসেম্বর–৩ জানুয়ারি বাদে)

কাউন্টারের জন্য মূল বাক্যাংশ

সীমিত জাপানি ভাষার জ্ঞান থাকলেও, এই বাক্যাংশগুলো আপনার কথা বোঝাতে সাহায্য করবে:

রিসেপশন ডেস্কে: “引っ越しの手続きをしたいです” (Hikkoshi no tetsuzuki wo shitai desu / “আমি স্থানান্তরের কাজ করতে চাই”)

যোগাযোগ করতে না পারলে: “通訳サービスはありますか” (Tsuuyaku saabisu wa arimasu ka / “দোভাষী সেবা আছে কি?”)

ফর্ম কীভাবে পূরণ করতে হবে না জানলে: “書き方を教えてください” (Kakikata wo oshiete kudasai / “অনুগ্রহ করে কীভাবে পূরণ করতে হয় দেখান”)

সাধারণ সমস্যা

এলাকা ছাড়ার সনদপত্র ছাড়া উপস্থিত হওয়া

দেশের মধ্যে স্থানান্তরের সাধারণ প্রক্রিয়ায় নতুন ওয়ার্ডের কাছে পুরোনো পৌর প্রশাসনের ইস্যু করা এলাকা ছাড়ার সনদপত্র (転出証明書) দিতে হয়। বিদেশ থেকে প্রথম আগমন ও যোগ্য My Number বিশেষ স্থানান্তরের প্রক্রিয়া আলাদা।

My Number-এর বিশেষ প্রক্রিয়া Myna Portal বা পুরোনো ওয়ার্ডের কাউন্টার—দুইভাবেই করা যায়; কাগজের সনদের বদলে প্রয়োজনীয় My Number কার্ড ও PIN আনুন। সাধারণ প্রক্রিয়ার সনদ হারালে ডাকযোগসহ পুনরায় ইস্যুর ব্যবস্থা পুরোনো ওয়ার্ডে জেনে নিন। নতুন ওয়ার্ডে আবেদনের আগে এলাকা ছাড়ার প্রয়োজনীয় প্রক্রিয়া সম্পন্ন করুন।

My Number কার্ডের PIN ভুলে যাওয়া

সাধারণ My Number কার্ডের ব্যবহার চালু রাখতে ৪ অঙ্কের PIN লাগে। ভুলে গেলে তা বদলাতে অতিরিক্ত পরিচয় যাচাই লাগে এবং বিশেষ করে প্রতিনিধির মাধ্যমে করলে একই দিনে কাজ শেষ নাও হতে পারে। শুধু মুখ শনাক্তকরণের কার্ডের প্রক্রিয়া আলাদা; ওয়ার্ডে জিজ্ঞাসা করুন।

কয়েকটি সময়সীমা আছে: নতুন এলাকায় বসবাসের বিজ্ঞপ্তি দেওয়ার ৯০ দিনের মধ্যে My Number কার্ডের ব্যবহার চালু রাখার প্রক্রিয়া শেষ করতে হবে। বসবাসের নিবন্ধন দেরিতে করলে তার আগেই কার্ড বাতিল হতে পারে: বাস্তবে বাসা বদলের ১৪ দিনের মধ্যে এবং জানানো পরিকল্পিত এলাকা ছাড়ার তারিখের ৩০ দিনের মধ্যে বিজ্ঞপ্তি দিন। ৯০ দিনের মেয়াদ ওই বিজ্ঞপ্তির সময়সীমা বাড়ায় না। সম্ভব হলে বসবাসের নিবন্ধনের সঙ্গেই কার্ডের কাজ শেষ করুন।

জাপানি অনুবাদ ছাড়া বিদেশি নথি

আপনি যদি অন্য বিদেশি নাগরিকের নেতৃত্বাধীন পরিবারে যোগ দেন (যেমন, স্ত্রী/স্বামীর সাথে থাকতে), তাহলে সম্পর্ক প্রমাণকারী নথি দেখাতে বলা হতে পারে — যেমন আপনার দেশের বিবাহ সনদপত্র বা জন্ম সনদপত্র। এগুলোর সাথে জাপানি অনুবাদ থাকতে হবে যাতে অনুবাদকের নাম এবং অনুবাদের তারিখ অন্তর্ভুক্ত থাকে। আপনি নিজেই নথি অনুবাদ করতে পারেন, তবে অনুবাদ ছাড়া গেলে সেদিন প্রক্রিয়া সম্পন্ন করতে পারবেন না।

আপনার নাম কাতাকানা বক্সে ফিট হয় না

ওয়ার্ড অফিসের ফর্মে কাতাকানায় (বিদেশি শব্দের জন্য ব্যবহৃত জাপানি লিপি) আপনার নাম লেখার জন্য একটি ক্ষেত্র থাকে। বক্সগুলো প্রায়ই ছোট — অনেক বিদেশি নামের জন্য জায়গা খুব কম। এমন হলে, কর্মীরা বিকল্প সাহায্য করতে পারেন যেমন মার্জিনে বা আলাদা শীটে লেখা।

যখন সমস্যা হয়

পরিস্থিতি	কী করবেন
১৪ দিনের সময়সীমা মিস করেছেন	যত তাড়াতাড়ি সম্ভব দাখিল করুন। বিলম্বের কারণ ব্যাখ্যা করতে প্রস্তুত থাকুন। যত বেশি অপেক্ষা করবেন, ঝুঁকি তত বাড়বে
এলাকা ছাড়ার সনদপত্র হারিয়ে গেছে	পুরানো ওয়ার্ড অফিসে যোগাযোগ করুন এবং পুনরায় ইস্যুর অনুরোধ করুন। কিছু ওয়ার্ড ডাকে এটি পরিচালনা করে
রেসিডেন্স কার্ডের পিছনে জায়গা নেই (নতুন ঠিকানার জন্য)	ওয়ার্ড অফিস ইমিগ্রেশনের মাধ্যমে নতুন কার্ডের জন্য আবেদনে আপনাকে গাইড করবে
কাউন্টারে যোগাযোগ করতে পারছেন না	কর্মীকে TMC Navi-এর ফোন দোভাষী সেবা চাওয়ার অনুরোধ করুন (0120-142-142, কর্মদিবসে 10:00–16:00; ছুটি ও বছরশেষের বন্ধ বাদে); অনুরোধ অনুযায়ী প্রাপ্যতা নির্ধারিত হয়
কর্মদিবসে যেতে পারছেন না	কিছু ওয়ার্ড মাসে একবার বা দুইবার শনিবার খোলে। আপনার ওয়ার্ডের ওয়েবসাইটে “休日開庁” (kyuujitsu kaichou) খুঁজুন

ড্রাইভিং লাইসেন্সে ঠিকানা পরিবর্তন

জাপানি ড্রাইভিং লাইসেন্স থাকলে মেট্রোপলিটন পুলিশের ঠিকানা পরিবর্তনের প্রক্রিয়া দেখুন। শুধু MyNa লাইসেন্স থাকলে এবং ওয়ান-স্টপ সেবার জন্য প্রয়োজনীয় স্বাক্ষরের সনদ জমা ও Myna Portal সংযোগ সম্পন্ন করলে আলাদা পুলিশি দাখিল লাগে না। পাশাপাশি প্রচলিত লাইসেন্স রাখলে এই ছাড় প্রযোজ্য নয়।

কোথায় (টোকিওর মধ্যে):

যেকোনো টোকিও পুলিশ স্টেশন (কর্মদিবস 8:30–16:30)
কান্দা / শিনজুকুর ড্রাইভিং লাইসেন্স রিনিউয়াল সেন্টার (কর্মদিবস 8:30–16:30)
ফুচু / সামেযু / কোটোর ড্রাইভিং লাইসেন্স টেস্টিং সেন্টার (কর্মদিবস 8:30–16:30, রবিবার 8:30–12:00 / 13:00–16:30)

টেস্টিং সেন্টারগুলো রবিবার ঠিকানা পরিবর্তনের আবেদন নেয়, তবে সরকারি ছুটি ও ২৯ ডিসেম্বর–৩ জানুয়ারি বন্ধ থাকে। পুলিশ স্টেশন ও রিনিউয়াল সেন্টার সাপ্তাহিক ছুটিতেও বন্ধ থাকে; যাওয়ার আগে দেখুন।

কী নিয়ে যাবেন:

বাসিন্দা নিবন্ধন ব্যবস্থার অন্তর্ভুক্ত বিদেশি বাসিন্দার প্রচলিত লাইসেন্স থাকলে: লাইসেন্স এবং রেসিডেন্স কার্ড, বিশেষ স্থায়ী বাসিন্দার সনদ, অথবা প্রয়োজনীয় তথ্যসহ কর্তৃপক্ষের ইস্যু করা বাসিন্দা নিবন্ধনের অনুলিপি (গত ছয় মাসের মধ্যে ইস্যু করা; ফটোকপি গ্রহণযোগ্য নয়)
MyNa লাইসেন্সের প্রক্রিয়ার জন্য: MyNa লাইসেন্স, সঙ্গে প্রচলিত লাইসেন্সও থাকলে সেটি; আগে পৌর প্রশাসনে My Number কার্ডের ঠিকানা বদলান

ঠিকানা পরিবর্তন বিনামূল্যে। বাসিন্দা নিবন্ধনের অনুলিপি (住民票 / juuminhyo) ব্যবহার করলে ওয়ার্ডে সেটি চাওয়ার সময় প্রয়োজনীয় তথ্য নিশ্চিত করুন। জাতীয়তা ও লাইসেন্সের ধরন অনুযায়ী নথি বদলায়; প্রচলিত লাইসেন্সধারী বিদেশির প্রয়োজনীয় বসবাসের নথির বিকল্প হিসেবে সাধারণ My Number কার্ড তালিকাভুক্ত নয়। জাপানে ক্রেডিট কার্ডের আবেদনেও হালনাগাদ ঠিকানা লাগবে।

বিকল্প পদ্ধতি

Myna পোর্টালে এলাকা ছাড়ার অনলাইন বিজ্ঞপ্তি

বৈধ My Number ইলেকট্রনিক সনদ ও সামঞ্জস্যপূর্ণ ডিভাইস থাকলে Myna Portal-এ এলাকা ছাড়ার বিজ্ঞপ্তি দিতে পারেন। এই বিজ্ঞপ্তির জন্য পুরোনো ওয়ার্ডে যাওয়া এড়ানো যায়, তবে সব বীমা বা অন্যান্য কাজ স্বয়ংক্রিয়ভাবে শেষ হয় না। নতুন এলাকায় বসবাসের জন্য নতুন ওয়ার্ডের কাউন্টারের প্রক্রিয়া তখনও লাগে; প্রয়োজনীয় কার্ড, নথি ও প্রতিনিধির অনুমতিপত্র সঙ্গে থাকতে হবে।

ডাকযোগে এলাকা ছাড়ার বিজ্ঞপ্তি

পুরানো ওয়ার্ড অফিসে যেতে না পারলে, ডাকে এলাকা ছাড়ার বিজ্ঞপ্তি দাখিল করতে পারেন। আপনার ওয়ার্ডের ওয়েবসাইট থেকে ফর্ম ডাউনলোড করুন, আপনার আইডির কপি এবং রিটার্ন খাম সংযুক্ত করুন। এলাকা ছাড়ার সনদপত্র ডাকে ফেরত পাঠানো হবে, যাতে কয়েক দিন থেকে এক সপ্তাহ সময় লাগতে পারে।

প্রতিনিধির মাধ্যমে দাখিল

একই পরিবার হিসেবে নিবন্ধিত কোনো সদস্য আপনার পক্ষে দাখিল করতে পারেন। প্রতিনিধি অন্য পরিবার হিসেবে নিবন্ধিত হলে, একটি পাওয়ার অফ অ্যাটর্নি (委任状 / inin-jou) প্রয়োজন। ফর্মটি প্রতিটি ওয়ার্ডের ওয়েবসাইটে পাওয়া যায়। প্রতিনিধিকেও নিজের আইডি আনতে হবে।

সচরাচর জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী

নতুন ঠিকানা নিবন্ধনের ১৪ দিনের সময়সীমা মিস করলে কী হবে?

রেসিডেন্স কার্ডের ঠিকানা দেরিতে নিবন্ধন করলে অভিবাসন নিয়ন্ত্রণ আইন অনুযায়ী সর্বোচ্চ ¥২,০০,০০০ জরিমানা হতে পারে। যত তাড়াতাড়ি সম্ভব বিজ্ঞপ্তি জমা দিন ও বিলম্বের কারণ ব্যাখ্যা করুন; সামান্য দেরি হলে শাস্তি থেকে ছাড় পাবেন ধরে নেবেন না।

ওয়ার্ড অফিসের কাজ কি ইংরেজিতে করা যায়?

টোকিওর অনেক ওয়ার্ড অফিসে বহুভাষিক সহায়তা আছে, তবে প্রতিটি কাউন্টারে বা সব সময় নয়। Shinjuku-তে ১৮ ভাষায় ভিডিও দোভাষী সেবা আছে, যার মধ্যে ইউক্রেনীয় ও বাংলার জন্য আগাম বুকিং লাগে; ভাষাভেদে সেবা শুরুর সময় আলাদা। Minato-তে তিন পক্ষের ফোনকল সেবা আছে। দোভাষী হিসেবে বন্ধুকে সঙ্গে নিতে পারেন বা আগে TMC Navi-তে যোগাযোগ করতে পারেন।

টোকিওর মধ্যে স্থানান্তরের সময় কি পুরানো এবং নতুন উভয় ওয়ার্ড অফিসে যেতে হবে?

দুই পৌর প্রশাসনকেই জানাতে হবে, তবে দুই অফিসে সরাসরি যাওয়া সব সময় দরকার হয় না। পুরোনো ওয়ার্ডে, ডাকযোগে অথবা যোগ্য হলে Myna Portal-এ এলাকা ছাড়ার বিজ্ঞপ্তি দেওয়া যায়। সাধারণ প্রক্রিয়ায় এলাকা ছাড়ার সনদপত্র লাগে; My Number-এর বিশেষ প্রক্রিয়ায় কাগজের সনদ দেওয়া হয় না। বাস্তবে বাসা বদলের ১৪ দিনের মধ্যে নতুন ওয়ার্ডের কাউন্টারে নতুন এলাকায় বসবাসের বিজ্ঞপ্তি দিন এবং আপনার প্রক্রিয়া অনুযায়ী নথি নিন। একই ওয়ার্ডের মধ্যে বাসা বদল হলে ঠিকানা পরিবর্তনের বিজ্ঞপ্তি (転居届) দিতে হয়।

ওয়ার্ড অফিসে কী কী নথি নিয়ে যেতে হবে?

যাঁরা বাসা বদল করছেন তাঁদের প্রত্যেকের রেসিডেন্স কার্ড বা বিশেষ স্থায়ী বাসিন্দার সনদ, My Number কার্ড থাকলে সেটি এবং দেশের মধ্যে স্থানান্তরের সাধারণ প্রক্রিয়া অনুসরণ করলে এলাকা ছাড়ার সনদপত্র নিন। পরিস্থিতি অনুযায়ী পাসপোর্ট, জাপানি অনুবাদসহ পারিবারিক সম্পর্কের প্রমাণ, বর্তমান বীমার নথি ও পেনশন নম্বরের নথিও লাগতে পারে। বিদেশ থেকে প্রথমবার আসলে পুরোনো জাপানি ওয়ার্ডের সনদ থাকে না। নতুন ওয়ার্ডের তালিকা দেখুন; একবারেই সব কাজ শেষ হওয়ার নিশ্চয়তা নেই।