Thủ tục

Chuyển nhà đến Tokyo cho người nước ngoài — Danh sách thủ tục tại văn phòng quận (thời hạn 14 ngày)

Đăng ký cư trú, thay đổi địa chỉ, bảo hiểm y tế, My Number — danh sách thủ tục đầy đủ tại văn phòng quận cho người nước ngoài với giấy tờ cần thiết.

Chuyển nhà đến Tokyo cho người nước ngoài — Danh sách thủ tục tại văn phòng quận (thời hạn 14 ngày)
Quảng cáo

tokyo.how sử dụng liên kết tiếp thị liên kết. Nếu bạn mua hàng qua các liên kết này, chúng tôi có thể nhận hoa hồng mà bạn không phải trả thêm phí.

Trên trang này

Quy trình đầy đủ

Hộ chiếu và giấy tờ trên bàn

Khi chuyển giữa 23 quận Tokyo, thông báo quận cũ việc rời đi và quận mới việc đã đến. Có thể cần cập nhật bảo hiểm y tế, My Number và giấy tờ khác. Hướng dẫn chủ yếu dành cho chuyển trong Nhật. Nếu đến từ nước ngoài, không có giấy quận cũ Nhật: xem danh sách cho cư dân nước ngoài của quận mới và đăng ký trong 14 ngày từ khi thực sự lập địa chỉ, không trước khi chuyển vào.

Tại văn phòng quận cũ (trước khi chuyển):

Thủ tục Nội dung
転出届 (tenshutsu-todoke) Khai chuyển đi. Quy trình thường cấp 転出証明書; thủ tục đặc biệt My Number không cấp bản giấy
Hủy Bảo hiểm Y tế Quốc gia Nếu tham gia NHI, xác nhận rút bảo hiểm và làm theo quận cũ về giấy xác nhận tư cách (資格確認書) đang có

Tại văn phòng quận mới (trong vòng 14 ngày sau khi chuyển):

Thủ tục Nội dung
転入届 (tennyu-todoke) Thông báo chuyển đến
Cập nhật địa chỉ thẻ cư trú Địa chỉ mới được ghi trên mặt sau thẻ
Đăng ký Bảo hiểm Y tế Quốc gia Nếu đủ điều kiện, tham gia và xác nhận thông tin tư cách mới hoặc 資格確認書
Tiếp tục thẻ My Number Thường cần PIN 4 chữ số; hỏi quy trình cho thẻ chỉ xác thực khuôn mặt

Nếu My Number liên kết với số hưu trí cơ bản, thường không cần khai đổi địa chỉ, theo Cơ quan Hưu trí Nhật. Nếu chưa liên kết, hỏi cơ quan hưu trí, địa phương hoặc chủ lao động tùy trường hợp. Miễn khai chỉ áp dụng đổi địa chỉ, không phải tham gia mới hay đổi nhóm bảo hiểm. Xem bảo hiểm y tế và hưu trí ở Nhật.

Ngoài văn phòng quận:

Thủ tục Nơi Thời hạn
Thay đổi địa chỉ bằng lái xe Đồn cảnh sát hoặc trung tâm bằng lái, trừ khi đủ điều kiện quy trình một cửa cho người chỉ có bằng MyNa Càng sớm càng tốt

Nếu có bằng lái Nhật, kiểm tra có cần thủ tục riêng ở cảnh sát hoặc trung tâm bằng lái không; dịch vụ một cửa cho người chỉ có bằng MyNa có điều kiện cụ thể.

Nếu chuyển trong cùng quận, chẳng hạn giữa hai địa chỉ Shibuya, khai 転居届 / tenkyo-todoke thay cặp khai chuyển đi–đến. Vẫn có thể cần cập nhật thẻ cư trú, My Number và bảo hiểm.


Văn phòng quận cũ — Lấy Giấy chứng nhận chuyển đi

Người đang viết trên giấy

Khai chuyển đi và, nếu tham gia NHI, xác nhận rút bảo hiểm cùng cách xử lý 資格確認書 đang có. Dự trù khoảng 30 phút khi không đông; lựa chọn trực tuyến và bưu điện ở dưới.

Cần mang theo (dựa trên trang chính thức của quận Minato và quận Edogawa):

  • Thẻ cư trú (在留カード / zairyu card)
  • CMND có ảnh (thẻ My Number hoặc hộ chiếu)
  • Giấy tư cách NHI hiện tại, như 資格確認書 nếu được cấp và quận yêu cầu

Điền địa chỉ mới, ngày dự kiến chuyển và nộp mẫu. Theo quy trình thường, bạn nhận giấy chứng nhận chuyển đi (転出証明書 / tenshutsu shomeisho) cần cho quận mới; giữ cẩn thận. Thủ tục đặc biệt My Number, gồm khai trực tuyến đủ điều kiện, không cấp giấy này; xác nhận quy trình của mình.

Nói gì tại quầy:

Bạn: “転出届を出したいのですが” (Tenshutsu-todoke wo dashitai no desu ga / “Tôi muốn nộp thông báo chuyển đi”) Nhân viên: “こちらの用紙にご記入ください” (Kochira no youshi ni gokinyuu kudasai / “Xin điền vào mẫu đơn này”)

Mẫu đơn hỏi tên, ngày sinh, địa chỉ hiện tại, địa chỉ mới và ngày chuyển dự kiến. Mẫu bằng tiếng Nhật, nhưng nếu bạn có thể viết địa chỉ và tên, bạn sẽ qua được.

Trực tuyến: Có chứng chỉ điện tử My Number cần thiết và thiết bị tương thích thì khai chuyển đi qua Myna Portal mà không đến quận cũ cho việc khai này. Các thủ tục khác có thể còn cần xử lý. Khai chuyển đến vẫn tại quầy quận mới; kiểm tra yêu cầu nếu thành viên gia đình hoặc đại diện đến thay.


Văn phòng quận mới — Phần chính

Đăng ký chuyển đến ở quận mới dẫn tới các thủ tục tại nhiều quầy. Chuẩn bị giấy tờ giảm số lần quay lại, nhưng thiếu giấy, điều kiện đại diện/PIN hoặc dịch vụ hạn chế theo ngày có thể khiến không xong trong ngày.

Danh sách giấy tờ

Dựa trên trang chính thức của quận Ota (công dân nước ngoài) và quận Edogawa.

Giấy tờ Mục đích
Giấy chứng nhận chuyển đi (転出証明書) Cần cho chuyển nội địa thông thường; không cần cho thủ tục đặc biệt My Number hoặc lần đầu đến từ nước ngoài
Thẻ cư trú (在留カード) hoặc giấy chứng nhận thường trú đặc biệt Mang giấy của mọi người chuyển; hỏi quận nếu thẻ cư trú sẽ được cấp sau
Hộ chiếu Xác minh danh tính — đôi khi được yêu cầu cùng thẻ cư trú
Thẻ My Number (nếu có) Thủ tục tiếp tục
Giấy hủy đăng ký BH Y tế QG (nếu nhận từ quận cũ) Cho đăng ký mới
Thông tin tài khoản ngân hàng (sổ tiết kiệm hoặc thẻ) Nếu thiết lập thanh toán tự động phí bảo hiểm
Giấy chứng minh quan hệ (nếu gia nhập hộ gia đình người nước ngoài) Giấy kết hôn, giấy khai sinh, v.v. kèm bản dịch tiếng Nhật (cần ghi tên người dịch + ngày)

Từng bước tại quầy

Khi đến, đến quầy hướng dẫn chung (総合案内 / sougou annai) và nói:

“転入届を出したいです” (Tennyu-todoke wo dashitai desu / “Tôi muốn nộp thông báo chuyển đến”)

Họ sẽ chỉ bạn đến bộ phận cư dân (住民課 / juumin-ka — tên khác nhau tùy quận).

Bước 1: Thông báo chuyển đến (転入届) Sau khi thực sự chuyển vào, điền mẫu và xuất trình giấy cư trú của mọi người, kèm giấy chuyển đi cho quy trình nội địa thường hoặc thẻ My Number cho thủ tục đặc biệt. Nhân viên ghi địa chỉ mới.

Bước 2: Cập nhật địa chỉ thẻ cư trú Xử lý tại cùng quầy với Bước 1. Nhân viên viết địa chỉ mới trên mặt sau thẻ cư trú bằng tay. Theo quy định của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, thay đổi địa chỉ này được xử lý tại văn phòng quận — bạn không cần đến cơ quan xuất nhập cảnh.

Bước 3: Tiếp tục thẻ My Number Với thẻ My Number, thường nhập PIN 4 chữ số để tiếp tục dùng thẻ. Chứng chỉ chữ ký số dùng cho e-Tax có mật khẩu gồm 6–16 ký tự chữ và số, không phải PIN 6 chữ số. Đổi địa chỉ làm chứng chỉ chữ ký mất hiệu lực; yêu cầu cấp lại nếu cần.

Bước 4: Đăng ký Bảo hiểm Y tế Quốc gia Nếu đủ điều kiện NHI, đến bộ phận bảo hiểm/hưu trí với giấy nhận dạng, My Number và giấy chuyển theo yêu cầu của quận. Không còn cấp thẻ bảo hiểm kiểu cũ. Xác nhận thông tin tư cách mới cho thẻ bảo hiểm My Number hoặc giấy xác nhận tư cách (資格確認書) khi áp dụng. Gửi bưu điện hay cấp trong ngày tùy quận. Nếu có bảo hiểm công ty, kể cả diện phụ thuộc, không tham gia NHI cho cùng thời kỳ; báo đổi địa chỉ cho công ty/đơn vị bảo hiểm.

Tổng thời gian: 1–2 giờ khi không đông. Trong mùa chuyển nhà cao điểm (cuối tháng 3 đến đầu tháng 4), chỉ chờ đợi có thể quá một giờ. Đến vào buổi sáng ngày thường ngoài mùa cao điểm là tốt nhất.

Sau khi hoàn tất các thủ tục chuyển đến, một trong những việc thực tế đầu tiên cần sắp xếp là phân loại rác. Quy định — bao gồm các danh mục, ngày thu gom và cách lấy túi rác — khác nhau theo quận và tòa nhà. Hướng dẫn phân loại rác ở Tokyo của chúng tôi giải thích cách lấy lịch thu gom và tránh để túi rác không được thu.


Quy tắc 14 ngày — Chuyện gì xảy ra nếu trễ

Mọi người ngồi chờ ở khu vực văn phòng

Thời hạn 14 ngày được thực thi bởi hai luật riêng biệt, mỗi luật có hình phạt riêng.

Luật Đăng ký Cư dân Cơ bản: Không khai chuyển đến mà không có lý do chính đáng có thể chịu phạt hành chính không mang tính hình sự đến ¥50.000. Đừng dựa vào việc chậm ít ngày sẽ được bỏ qua.

Luật Kiểm soát Xuất nhập cảnh: Không báo địa chỉ thẻ cư trú có thể bị phạt đến ¥200.000. Với cư dân trung–dài hạn, không có lý do chính đáng mà không báo địa chỉ trong 90 ngày từ giấy phép lần đầu xác lập tư cách đó, hoặc không báo địa chỉ mới trong 90 ngày từ lúc rời địa chỉ đã đăng ký, có thể là căn cứ thu hồi tư cách cư trú. Không phải mọi hồ sơ trễ đều tự động dẫn tới thu hồi.

Quá bận để đến văn phòng quận là dễ hiểu. Nhưng vì thay đổi địa chỉ thẻ cư trú liên quan trực tiếp đến tình trạng visa, nên đáng đặt ưu tiên cao.


Hỗ trợ ngôn ngữ

Biển ga hai ngôn ngữ tiếng Nhật và Anh

Mẫu đơn văn phòng quận hầu như hoàn toàn bằng tiếng Nhật, và nhân viên thường làm việc bằng tiếng Nhật. Tuy nhiên, hỗ trợ đa ngôn ngữ trên 23 quận Tokyo đã cải thiện đều đặn.

Trước khi đến: TMC Navi

Tokyo Multilingual Consultation Navi là dịch vụ điện thoại miễn phí do Tokyo Tsunagari Foundation vận hành. Có thể hỏi thủ tục và giấy cần mang trước khi đến.

  • Điện thoại: 0120-142-142 (miễn phí)
  • Giờ: Ngày thường 10:00–16:00, trừ lễ và kỳ nghỉ cuối năm/đầu năm
  • Ngôn ngữ (14): Tiếng Anh, Trung, Hàn, Việt, Nepal, Indonesia, Tagalog, Thái, Bồ Đào Nha, Tây Ban Nha, Pháp, Nga, Hindi, Tiếng Nhật đơn giản

Tại quầy văn phòng quận

Một số quận có phiên dịch video qua máy tính bảng như Shinjuku. Phiên dịch viên dịch trực tiếp cuộc trò chuyện với nhân viên. Shinjuku liệt kê 18 ngôn ngữ: 16 có giờ bắt đầu ngày thường tùy ngôn ngữ, tiếng Ukraina/Bengal đặt trước. Thiết bị có hạn, không bảo đảm mọi quầy hay thời điểm.

Quận Minato cung cấp dịch vụ gọi ba bên bằng 13 ngôn ngữ. Bạn có thể sử dụng trực tiếp từ smartphone.

Mức độ hỗ trợ đa ngôn ngữ khác nhau giữa các quận. Kiểm tra website quận mới trước khi đến.

FRESC (Trung tâm Hỗ trợ Cư dân Nước ngoài)

Trung tâm quốc gia gồm nhiều cơ quan về cư trú, pháp lý và việc làm. Ngôn ngữ, đặt lịch và cách tư vấn tùy cơ quan. Dịch vụ 21 ngôn ngữ quảng bá là đặt lịch qua điện thoại với văn phòng tư vấn xuất nhập cảnh Tokyo, không phải mọi dịch vụ FRESC.

  • Địa điểm: CO・MO・RE YOTSUYA tầng 13, trước ga JR Yotsuya
  • Điện thoại: 0570-011-000 (ngày thường 9:00–17:00, trừ lễ và 29/12–3/1)

Cụm từ chính tại quầy

Ngay cả với tiếng Nhật hạn chế, những cụm từ này sẽ truyền đạt được ý:

Tại quầy lễ tân: “引っ越しの手続きをしたいです” (Hikkoshi no tetsuzuki wo shitai desu / “Tôi muốn làm thủ tục chuyển nhà”)

Nếu không giao tiếp được: “通訳サービスはありますか” (Tsuuyaku saabisu wa arimasu ka / “Có dịch vụ phiên dịch không?”)

Nếu không biết cách điền mẫu: “書き方を教えてください” (Kakikata wo oshiete kudasai / “Xin chỉ tôi cách điền”)


Những cạm bẫy phổ biến

Đến mà không có Giấy chứng nhận chuyển đi

Quy trình chuyển nội địa thường cần giấy 転出証明書 của địa phương cũ ở quận mới. Lần đầu đến từ nước ngoài và chuyển theo thủ tục đặc biệt My Number đủ điều kiện là quy trình khác.

Có thể làm thủ tục đặc biệt My Number qua Myna Portal hoặc quầy quận cũ; mang thẻ My Number và PIN cần thiết thay giấy chuyển. Nếu quy trình thường mà mất giấy, hỏi quận cũ về cấp lại, gồm lựa chọn bưu điện. Hoàn tất khai chuyển đi cần thiết trước khi nộp ở quận mới.

Quên mã PIN thẻ My Number

Thẻ My Number tiêu chuẩn cần PIN 4 chữ số để tiếp tục sử dụng. Nếu quên, đặt lại cần kiểm tra danh tính thêm và có thể không xong trong ngày, nhất là qua đại diện. Thẻ chỉ xác thực khuôn mặt có quy trình khác; hỏi quận.

Có nhiều hạn: tiếp tục thẻ My Number phải xong trong 90 ngày sau khai chuyển đến. Khai chuyển đến trễ có thể làm thẻ mất hiệu lực sớm hơn: khai trong 14 ngày từ chuyển thực tế và trong 30 ngày từ ngày dự kiến chuyển đi đã báo. Hạn 90 ngày không kéo dài các hạn khai đó. Nên làm cùng lúc khai chuyển đến nếu có thể.

Giấy tờ nước ngoài không có bản dịch tiếng Nhật

Nếu bạn gia nhập hộ gia đình do người nước ngoài khác đứng đầu (ví dụ: chuyển đến ở cùng vợ/chồng), bạn có thể bị yêu cầu trình giấy tờ chứng minh quan hệ — như giấy kết hôn hoặc khai sinh từ nước bạn. Những giấy tờ này phải kèm bản dịch tiếng Nhật ghi tên người dịch và ngày dịch. Bạn có thể tự dịch, nhưng đến mà không có bản dịch nghĩa là không hoàn thành được thủ tục ngày hôm đó.

Tên bạn không vừa ô katakana

Mẫu đơn văn phòng quận có ô để viết tên bằng katakana (chữ Nhật dùng cho từ nước ngoài). Các ô thường nhỏ — quá nhỏ về mặt vật lý cho nhiều tên nước ngoài. Nếu điều này xảy ra, nhân viên sẽ giúp với cách thay thế như viết ở lề hoặc trên tờ riêng.


Khi có sự cố

Tình huống Cách xử lý
Quá thời hạn 14 ngày Nộp càng sớm càng tốt. Chuẩn bị giải thích lý do chậm trễ. Càng chờ lâu, rủi ro càng cao
Mất Giấy chứng nhận chuyển đi Liên hệ văn phòng quận cũ và yêu cầu cấp lại. Một số quận xử lý qua bưu điện
Mặt sau thẻ cư trú hết chỗ (không có chỗ ghi địa chỉ mới) Văn phòng quận sẽ hướng dẫn đăng ký thẻ mới qua cơ quan xuất nhập cảnh
Không giao tiếp được tại quầy Nhờ nhân viên yêu cầu phiên dịch điện thoại TMC Navi (0120-142-142, ngày thường 10:00–16:00 trừ lễ/kỳ nghỉ cuối năm); khả năng phục vụ tùy yêu cầu
Không đi được ngày thường Một số quận mở cửa thứ Bảy một hoặc hai lần mỗi tháng. Tìm “休日開庁” (kyuujitsu kaichou) trên website quận

Thay đổi địa chỉ bằng lái xe

Với bằng lái Nhật, kiểm tra thủ tục đổi địa chỉ của cảnh sát. Chỉ không cần khai riêng với cảnh sát nếu chỉ có bằng MyNa và đã nộp chứng chỉ chữ ký, liên kết Myna Portal theo yêu cầu dịch vụ một cửa. Giữ cả bằng truyền thống không đủ điều kiện miễn này.

Nơi (trong Tokyo):

  • Bất kỳ đồn cảnh sát Tokyo nào (ngày thường 8:30–16:30)
  • Trung tâm Gia hạn Bằng lái xe tại Kanda / Shinjuku (ngày thường 8:30–16:30)
  • Trung tâm Thi Bằng lái xe tại Fuchu / Samezu / Koto (ngày thường 8:30–16:30, Chủ nhật 8:30–12:00 / 13:00–16:30)

Trung tâm thi nhận đổi địa chỉ Chủ nhật nhưng đóng ngày lễ và 29/12–3/1. Đồn cảnh sát và trung tâm gia hạn còn đóng cuối tuần; kiểm tra trước khi đi.

Cần mang theo:

  • Cư dân nước ngoài thuộc hệ thống đăng ký cư trú có bằng truyền thống: bằng và thẻ cư trú, giấy thường trú đặc biệt hoặc bản trích lục cư trú chính thức đủ nội dung (cấp trong sáu tháng; không nhận bản photocopy)
  • Thủ tục bằng MyNa: bằng MyNa và bằng truyền thống nếu cũng giữ; đổi địa chỉ thẻ My Number ở địa phương trước

Đổi địa chỉ miễn phí. Nếu dùng bản trích lục cư trú 住民票 / juuminhyo, xác nhận nội dung cần có khi xin ở quận. Giấy tờ tùy quốc tịch và loại bằng; thẻ My Number thường không được liệt kê thay giấy cư trú cần cho người nước ngoài có bằng truyền thống. Cũng cần địa chỉ mới khi xin thẻ tín dụng ở Nhật.


Phương thức thay thế

Nộp chuyển đi trực tuyến qua Myna Portal

Với chứng chỉ điện tử My Number còn hiệu lực và thiết bị tương thích, khai chuyển đi qua Myna Portal giúp tránh đến quận cũ cho việc khai đó, nhưng không tự hoàn tất bảo hiểm hay thủ tục khác. Chuyển đến vẫn cần quy trình tại quầy quận mới với thẻ/giấy cần thiết và ủy quyền nếu có đại diện.

Nộp chuyển đi qua bưu điện

Nếu không thể đến văn phòng quận cũ, bạn có thể nộp thông báo chuyển đi qua bưu điện. Tải mẫu đơn từ website quận, kèm bản sao CMND và phong bì hồi đáp. Giấy chứng nhận chuyển đi sẽ được gửi lại, có thể mất vài ngày đến một tuần.

Nộp qua người đại diện

Thành viên gia đình cùng hộ gia đình có thể nộp thay bạn. Nếu người đại diện từ hộ gia đình khác, cần giấy ủy quyền (委任状 / inin-jou). Mẫu có trên website mỗi quận. Người đại diện cũng cần mang CMND riêng.


Câu hỏi thường gặp

Bỏ lỡ thời hạn 14 ngày đăng ký địa chỉ mới thì sao?

Đăng ký địa chỉ thẻ cư trú trễ có thể bị phạt đến ¥200.000 theo Luật Kiểm soát Xuất nhập cảnh. Nộp sớm nhất có thể và giải thích lý do; đừng cho rằng chậm ít ngày được miễn phạt.

Có thể làm thủ tục tại văn phòng quận bằng tiếng Anh không?

Nhiều văn phòng quận Tokyo có hỗ trợ đa ngôn ngữ nhưng không phải mọi quầy hay mọi thời điểm. Shinjuku liệt kê phiên dịch video 18 ngôn ngữ, gồm tiếng Ukraina và Bengal phải đặt trước; giờ bắt đầu tùy ngôn ngữ. Minato có gọi điện ba bên. Có thể nhờ bạn phiên dịch hoặc liên hệ TMC Navi trước.

Khi chuyển nhà trong Tokyo, có cần đến cả văn phòng quận cũ và mới không?

Phải thông báo cả hai địa phương nhưng không nhất thiết đến cả hai. Có thể khai chuyển đi ở quận cũ, qua bưu điện hoặc Myna Portal nếu đủ điều kiện. Quy trình thông thường có giấy chứng nhận chuyển đi; thủ tục đặc biệt My Number không cấp bản giấy. Khai chuyển đến tại quầy quận mới trong 14 ngày từ lúc thực sự chuyển vào, mang giấy tờ đúng quy trình. Chuyển trong cùng quận dùng 転居届.

Cần mang giấy tờ gì đến văn phòng quận?

Mang thẻ cư trú hoặc giấy chứng nhận thường trú đặc biệt của tất cả người chuyển, thẻ My Number nếu có và giấy chuyển đi nếu dùng quy trình chuyển nội địa thông thường. Tùy tình huống có thể cần hộ chiếu, giấy chứng minh quan hệ gia đình kèm bản dịch Nhật, giấy bảo hiểm hiện tại và giấy số hưu trí. Người lần đầu đến từ nước ngoài không có giấy quận cũ của Nhật. Xem danh sách quận mới; không bảo đảm xong trong một lần.


Bài viết liên quan


Nguồn:

* Bài viết này được dịch từ bản gốc tiếng Anh với sự hỗ trợ của dịch tự động. Một số cách diễn đạt có thể chưa tự nhiên.

Về quy trình biên tập của chúng tôi Báo cáo lỗi hoặc liên hệ với chúng tôi

Chia sẻ bài viết này

AI can make mistakes. Check the referenced guides.